Mail Merge là công cụ giúp bạn gửi email hàng loạt trong Microsoft Word, Excel và Outlook mà vẫn cá nhân hóa nội dung cho từng người nhận. Hướng dẫn chi tiết này sẽ giúp bạn sử dụng Mail Merge để gửi thư mời, thông báo, email marketing chuyên nghiệp và nhanh chóng. 🚀
1. Mail Merge là gì?
Mail Merge (Trộn thư) là một tính năng trong Microsoft Word và Outlook giúp bạn gửi email hàng loạt đến nhiều người cùng lúc mà không cần nhập từng địa chỉ thủ công. Công cụ này đặc biệt hữu ích cho doanh nghiệp, giáo viên, nhân viên hành chính khi cần gửi thư mời, thông báo hoặc hóa đơn hàng loạt mà vẫn đảm bảo tính cá nhân hóa.
📌 Lợi ích khi sử dụng Mail Merge:
✔️ Tiết kiệm thời gian – Gửi email hàng loạt chỉ với vài thao tác.
✔️ Cá nhân hóa nội dung – Mỗi email có thể tự động chèn tên, địa chỉ, thông tin riêng.
✔️ Giảm sai sót – Không phải nhập từng địa chỉ email thủ công.
✔️ Dễ sử dụng – Chỉ cần Microsoft Word, Excel và Outlook.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một doanh nghiệp có thể dùng Mail Merge để gửi thông báo khuyến mãi đến danh sách khách hàng.
✔️ Một giáo viên có thể gửi email thông báo lịch thi đến toàn bộ học sinh.
✔️ Một bộ phận nhân sự có thể gửi thư mời phỏng vấn tự động đến các ứng viên.
1.1. Mail Merge hoạt động như thế nào?
Mail Merge hoạt động bằng cách kết nối dữ liệu từ một bảng tính Excel hoặc danh sách liên hệ trong Outlook với một tài liệu Word để tự động điền thông tin cá nhân vào từng email, thư mời hoặc tài liệu in. Quy trình này gồm ba bước chính:
- Chuẩn bị dữ liệu: Danh sách thông tin người nhận (họ tên, email, công ty…) thường được lưu trong Excel.
- Tạo mẫu email/thư mời: Soạn thảo nội dung chung và chèn các trường dữ liệu (tên, địa chỉ…) vào vị trí phù hợp.
- Kết hợp & gửi đi: Mail Merge tự động điền thông tin vào từng email hoặc tài liệu và gửi đi hàng loạt.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một công ty có danh sách khách hàng trong Excel, Mail Merge sẽ tự động ghép mỗi khách hàng với email cá nhân hóa và gửi đi trong Outlook.
✔️ Một trường đại học có danh sách sinh viên, Mail Merge giúp tạo thư mời dự lễ tốt nghiệp mà không cần nhập tay từng tên.
1.2. Ứng dụng của Mail Merge trong thực tế
Mail Merge không chỉ dùng để gửi email hàng loạt mà còn có thể áp dụng cho nhiều mục đích khác như:
📌 Gửi email cá nhân hóa:
✔️ Doanh nghiệp gửi thông báo khuyến mãi theo tên khách hàng.
✔️ Công ty gửi lời mời tham gia sự kiện kèm mã ưu đãi riêng.
📌 Tạo thư mời, hợp đồng, phiếu lương:
✔️ Bộ phận nhân sự gửi thư mời phỏng vấn tự động.
✔️ Phòng kế toán gửi phiếu lương hàng tháng đến nhân viên.
📌 In tài liệu hàng loạt:
✔️ Giáo viên tạo danh sách chứng nhận học bổng cho học sinh.
✔️ Trường học in bằng tốt nghiệp theo từng sinh viên.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một startup có thể sử dụng Mail Merge để gửi email giới thiệu sản phẩm mới đến hàng nghìn khách hàng mà không cần nhập từng email.
✔️ Một nhà tuyển dụng có thể gửi thư mời làm việc cá nhân hóa cho từng ứng viên một cách chuyên nghiệp.
1.3. Các công cụ hỗ trợ Mail Merge
Mail Merge có thể được thực hiện trên nhiều nền tảng, nhưng phổ biến nhất là:
📌 Microsoft Word + Excel + Outlook
✔️ Dùng để gửi email hàng loạt từ danh sách trong Excel qua Outlook.
✔️ Tạo tài liệu cá nhân hóa từ dữ liệu bảng tính.
📌 Google Docs + Google Sheets + Gmail (Mail Merge Add-on)
✔️ Phù hợp cho người dùng Gmail muốn gửi email cá nhân hóa hàng loạt.
✔️ Có thể cài đặt tiện ích bổ sung trên Google Sheets để thực hiện Mail Merge.
📌 Mailchimp, Sendinblue, Zoho Campaigns
✔️ Dành cho doanh nghiệp muốn chạy chiến dịch email marketing chuyên sâu.
✔️ Hỗ trợ theo dõi, phân tích và tối ưu hóa email gửi đi.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một freelancer có thể sử dụng Google Sheets + Gmail để gửi email báo giá tự động cho khách hàng.
✔️ Một công ty startup có thể dùng Mailchimp để cá nhân hóa chiến dịch email marketing.
1.4. Mail Merge có miễn phí không?
Mail Merge trong Microsoft Word, Excel và Outlook hoàn toàn miễn phí khi bạn có bản quyền Office 365 hoặc Microsoft Office. Tuy nhiên, các nền tảng khác như Gmail hoặc Mailchimp có thể yêu cầu phí nếu muốn gửi số lượng lớn email.
📌 Bảng so sánh Mail Merge trên các nền tảng
| Nền tảng | Miễn phí | Giới hạn email/ngày | Yêu cầu phần mềm |
|---|---|---|---|
| Microsoft Office | ✅ Có | Không giới hạn (phụ thuộc vào Outlook) | Word, Excel, Outlook |
| Gmail + Google Sheets | ✅ Có | 50 email/ngày (bản miễn phí) | Mail Merge Add-on |
| Mailchimp | ❌ Không | 500 email/ngày (bản miễn phí) | Đăng ký tài khoản Mailchimp |
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một công ty có sẵn Microsoft Office có thể sử dụng Mail Merge miễn phí mà không giới hạn số lượng email.
✔️ Một startup nhỏ dùng Gmail có thể dùng bản miễn phí nhưng bị giới hạn số email/ngày.
1.5. Hạn chế của Mail Merge
Mặc dù Mail Merge rất hữu ích, nhưng vẫn có một số hạn chế cần lưu ý:
📌 Giới hạn email gửi đi
✔️ Outlook có thể giới hạn số email gửi đi để tránh bị đánh dấu spam.
✔️ Gmail (bản miễn phí) giới hạn 50 email/ngày, bản Google Workspace giới hạn 2.000 email/ngày.
📌 Không có tính năng theo dõi email
✔️ Không biết ai đã mở email, ai đã nhấp vào link trong email.
✔️ Nếu cần theo dõi hiệu suất, nên sử dụng Mailchimp hoặc Sendinblue.
📌 Không hỗ trợ đính kèm file riêng cho từng người nhận
✔️ Không thể gửi email đính kèm tài liệu riêng cho từng người mà phải gửi cùng một file cho tất cả.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một công ty cần gửi 5.000 email quảng cáo có thể bị giới hạn nếu dùng Outlook, nên cần dùng Mailchimp.
✔️ Một nhân viên nhân sự muốn gửi hợp đồng cá nhân cho từng nhân viên sẽ cần giải pháp nâng cao hơn.
1.6. Ai nên sử dụng Mail Merge?
Mail Merge phù hợp với nhiều đối tượng khác nhau, từ doanh nghiệp lớn đến cá nhân cần gửi email hàng loạt.
📌 Những ai nên dùng Mail Merge?
✔️ Doanh nghiệp & Startup: Gửi email quảng cáo, thư mời khách hàng.
✔️ Nhân sự & Tuyển dụng: Gửi thư mời phỏng vấn, hợp đồng lao động.
✔️ Nhà trường & Giáo viên: Gửi thông báo, kết quả học tập.
✔️ Freelancer & Marketer: Gửi email cá nhân hóa, báo giá cho khách hàng.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một giám đốc nhân sự có thể dùng Mail Merge để gửi thư mời phỏng vấn hàng loạt mà không mất công nhập từng email.
✔️ Một giảng viên có thể gửi email thông báo lịch học đến hàng trăm sinh viên trong một lần nhấp chuột.
2. Cách sử dụng Mail Merge để gửi email hàng loạt
2.1. Chuẩn bị danh sách email trong Excel
Trước khi sử dụng Mail Merge, bạn cần chuẩn bị danh sách người nhận email bằng Excel.
📌 Các bước thực hiện:
✔️ Mở Excel → Tạo bảng gồm các cột như Họ tên, Email, Công ty, Chức vụ.
✔️ Điền thông tin người nhận vào từng hàng.
✔️ Lưu file dưới định dạng .xlsx hoặc .csv.
🔹 Ví dụ thực tế:
| Họ tên | Công ty | Chức vụ | |
|---|---|---|---|
| Nguyễn An | an.nguyen@email.com | ABC Corp | Giám đốc |
| Trần Bình | binh.tran@email.com | XYZ Ltd | Nhân viên Kinh doanh |
2.2. Soạn nội dung email trong Word
📌 Cách thực hiện:
✔️ Mở Microsoft Word → Chọn Mailings → Start Mail Merge → Email Messages.
✔️ Soạn nội dung email trong Word, sử dụng các trường thông tin từ file Excel như {FirstName}, {Company}.
✔️ Chọn Select Recipients → Use an Existing List → Chọn file Excel đã tạo.
🔹 Ví dụ thực tế:
📩 Tiêu đề email: “Ưu đãi đặc biệt dành cho {FirstName} từ {Company}”
📩 Nội dung:
Kính gửi {FirstName},
Chúng tôi xin gửi đến quý khách hàng của {Company} một ưu đãi đặc biệt…
2.3. Trộn thư (Merge Fields) để cá nhân hóa email
📌 Cách thực hiện:
✔️ Trong Word, vào tab Mailings → Chọn Insert Merge Field.
✔️ Chèn các trường dữ liệu từ Excel vào nội dung email (VD: {FirstName}, {Company}).
✔️ Nhấp Preview Results để xem trước nội dung email đã trộn dữ liệu.
🔹 Ví dụ thực tế:
Nếu file Excel có thông tin:
✔️ Họ tên: Nguyễn An
✔️ Công ty: ABC Corp
📩 Email sẽ hiển thị:
Kính gửi Nguyễn An,
Chúng tôi xin gửi đến quý khách hàng của ABC Corp một ưu đãi đặc biệt…
2.4. Gửi email hàng loạt qua Outlook
📌 Cách thực hiện:
✔️ Trong Word, vào Mailings → Chọn Finish & Merge → Send Email Messages.
✔️ Nhập tiêu đề email trong hộp thoại xuất hiện.
✔️ Chọn To: (Cột Email trong file Excel).
✔️ Nhấn OK → Outlook sẽ tự động gửi email đến từng người.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Nhân viên kinh doanh gửi email chăm sóc khách hàng tự động.
✔️ Bộ phận tuyển dụng gửi thông báo lịch phỏng vấn đến hàng chục ứng viên.
3. Mẹo tối ưu khi dùng Mail Merge
Để sử dụng Mail Merge hiệu quả và tránh những lỗi thường gặp, bạn cần áp dụng một số mẹo quan trọng. Dưới đây là những phương pháp tối ưu giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao tỷ lệ thành công khi gửi email hàng loạt.
3.1. Kiểm tra lỗi trước khi gửi
Việc kiểm tra lỗi trước khi gửi hàng loạt email giúp tránh các sai sót không mong muốn, chẳng hạn như gửi nhầm tên, sai thông tin hoặc email bị lỗi.
📌 Cách thực hiện:
✔️ Dùng Preview Results trong Word để xem trước từng email trước khi gửi.
✔️ Kiểm tra dữ liệu trong Excel: Đảm bảo không có ô trống, dấu cách thừa hoặc ký tự lạ trong danh sách email.
✔️ Kiểm tra định dạng cột dữ liệu: Các cột tên, họ, email, công ty nên được định dạng chính xác để tránh hiển thị lỗi.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một công ty gửi thư mời tham gia sự kiện đến 500 khách hàng, nhưng nếu không kiểm tra trước, một số email có thể thiếu tên người nhận, gây ấn tượng không chuyên nghiệp.
✔️ Một nhà tuyển dụng gửi thư mời phỏng vấn, nhưng do lỗi dấu cách trong Excel, một số email có thể bị sai tên ứng viên.
3.2. Cá nhân hóa email để tăng hiệu quả
Thay vì gửi một email chung chung, bạn có thể cá nhân hóa nội dung để tạo cảm giác thân thiện và chuyên nghiệp hơn, giúp tăng tỷ lệ mở email.
📌 Cách thực hiện:
✔️ Dùng {FirstName} để chèn tên người nhận thay vì “Kính gửi Quý khách”.
✔️ Thêm {CompanyName} vào nội dung để tạo sự liên kết với người nhận.
✔️ Viết nội dung email gần gũi, sử dụng ngôn ngữ phù hợp với từng đối tượng.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một doanh nghiệp có thể gửi email chào mừng khách hàng mới với nội dung:
“Xin chào {FirstName}, chúng tôi rất vui khi bạn đã tham gia cộng đồng của {CompanyName}!”
✔️ Một nhân viên HR có thể cá nhân hóa email mời phỏng vấn:
“Kính gửi {FirstName}, chúng tôi đã xem xét hồ sơ của bạn và rất ấn tượng với kinh nghiệm tại {PreviousCompany}.”
3.3. Tránh bị đánh dấu spam
Nếu email của bạn bị đánh dấu là spam, tỷ lệ người nhận mở email sẽ giảm đáng kể, thậm chí có thể bị chặn hoàn toàn.
📌 Cách thực hiện:
✔️ Không sử dụng quá nhiều dấu chấm than (!), chữ in hoa hoặc từ khóa quảng cáo như “MIỄN PHÍ”, “GIẢM GIÁ 100%”, “CƠ HỘI DUY NHẤT”.
✔️ Đảm bảo danh sách email không chứa địa chỉ không hợp lệ hoặc đã bị từ chối nhiều lần.
✔️ Thêm địa chỉ email của bạn vào phần “Reply-To” để tránh bị hệ thống email đánh dấu là spam.
✔️ Sử dụng địa chỉ email công ty thay vì email cá nhân (ví dụ: marketing@company.com thay vì abc@gmail.com).
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một công ty khởi nghiệp gửi email giới thiệu sản phẩm mới, nhưng nếu sử dụng quá nhiều dấu chấm than như “MUA NGAY!!! CHỈ CÒN HÔM NAY!!!” thì email dễ bị đánh dấu spam.
✔️ Một trung tâm ngoại ngữ gửi email quảng bá khóa học, nếu danh sách email chứa nhiều địa chỉ sai hoặc chưa được xác thực, tỷ lệ gửi thành công sẽ giảm.
3.4. Kết hợp với công cụ khác để tăng hiệu suất
Mail Merge giúp gửi email hàng loạt nhanh chóng, nhưng nếu bạn muốn theo dõi hiệu quả email hoặc gửi số lượng lớn hơn, có thể kết hợp với các công cụ khác.
📌 Các công cụ hỗ trợ:
✔️ Gmail Mail Merge Add-on: Nếu bạn không dùng Outlook, có thể cài đặt tiện ích này trong Google Sheets để gửi email hàng loạt từ Gmail.
✔️ Mailchimp hoặc HubSpot: Dùng để theo dõi email nào đã mở, ai đã nhấp vào link trong email.
✔️ Google Analytics: Nếu email chứa link website, bạn có thể dùng UTM Tracking để theo dõi lưu lượng truy cập từ email.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một công ty bán lẻ có thể kết hợp Mail Merge với Mailchimp để đo lường tỷ lệ mở email và tối ưu hóa nội dung.
✔️ Một freelancer có thể sử dụng Gmail Mail Merge Add-on để gửi báo giá cho khách hàng và theo dõi phản hồi qua Google Sheets.
3.5. Lưu mẫu Mail Merge để sử dụng sau
Nếu bạn thường xuyên gửi email theo cùng một định dạng (ví dụ: thông báo sự kiện, thư mời phỏng vấn, hóa đơn), hãy lưu mẫu Mail Merge để tiết kiệm thời gian.
📌 Cách thực hiện:
✔️ Sau khi tạo mẫu email trong Word, lưu lại dưới dạng .docx hoặc .dotx (mẫu Word) để sử dụng lại.
✔️ Khi cần gửi email mới, chỉ cần cập nhật danh sách Excel mà không cần chỉnh sửa nội dung email.
✔️ Nếu dùng Google Sheets + Gmail Mail Merge, hãy sao chép Google Sheets cũ và thay danh sách email mới.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một công ty tổ chức sự kiện hàng tháng có thể lưu sẵn mẫu email thư mời, chỉ cần cập nhật danh sách khách mời trước mỗi sự kiện.
✔️ Một nhân viên HR có thể lưu sẵn mẫu thư mời phỏng vấn, khi có ứng viên mới chỉ cần nhập tên và email vào danh sách.
4. Kết luận
Mail Merge là giải pháp tiết kiệm thời gian, tối ưu quy trình gửi email hàng loạt mà vẫn đảm bảo tính cá nhân hóa. Chỉ với vài bước đơn giản, bạn có thể gửi email marketing, thông báo nội bộ, thư mời phỏng vấn nhanh chóng mà không mất nhiều công sức.
📌 Bạn đã thử Mail Merge chưa? Hãy chia sẻ trải nghiệm của bạn bên dưới! 🚀
📌 Xem chi tiết sản phẩm tại: Nội Thất Tiết Kiệm
📞 Hotline tư vấn miễn phí: 0901 91 90 91
🚛 Miễn phí giao hàng và lắp đặt tại TP.HCM!