🔹 Cách tạo Form điền thông tin trong Microsoft Word giúp bạn dễ dàng tạo biểu mẫu nhập liệu chuyên nghiệp với Text Field, Checkbox, Dropdown và Date Picker. Hướng dẫn chi tiết cách tạo form có thể điền trực tiếp, bảo vệ nội dung và xuất file PDF chỉ trong vài bước đơn giản! ✅
1. Cách tạo Form điền thông tin trong Word
Form điền thông tin trong Microsoft Word là một biểu mẫu có thể nhập dữ liệu trực tiếp, giúp thu thập thông tin từ người dùng một cách chuyên nghiệp. Biểu mẫu này thường được sử dụng để tạo đơn đăng ký, hợp đồng, khảo sát, phiếu đánh giá hoặc biểu mẫu hành chính, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo dữ liệu thu thập chính xác.
📌 Lợi ích khi sử dụng Form trong Word: ✔️ Dễ sử dụng – Người nhận có thể điền thông tin trực tiếp mà không cần chỉnh sửa tài liệu gốc.
✔️ Tự động hóa dữ liệu – Kết hợp với Excel hoặc VBA để xử lý dữ liệu nhanh hơn.
✔️ Tùy chỉnh linh hoạt – Chèn checkbox, dropdown, text field để thu thập thông tin theo định dạng mong muốn.
✔️ Tiết kiệm thời gian – Không cần nhập liệu thủ công, giúp quá trình thu thập thông tin trở nên nhanh chóng và hiệu quả.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một công ty có thể tạo form đăng ký tuyển dụng trong Word để ứng viên điền thông tin cá nhân.
✔️ Một trường học có thể tạo phiếu khảo sát ý kiến học sinh dưới dạng biểu mẫu điền trực tiếp.
✔️ Một nhân viên hành chính có thể tạo mẫu hợp đồng hoặc đơn xin nghỉ phép để nhân viên chỉ cần nhập thông tin vào ô trống.
1.1. Các loại Form phổ biến trong Word
📌 Các dạng Form thường được sử dụng:
✔️ Form đăng ký – Thu thập thông tin cá nhân, thông tin ứng viên tuyển dụng.
✔️ Phiếu khảo sát – Đánh giá ý kiến, phản hồi khách hàng, khảo sát nội bộ.
✔️ Mẫu hợp đồng – Biểu mẫu hợp đồng lao động, hợp đồng thuê, hợp đồng mua bán.
✔️ Biểu mẫu hành chính – Đơn xin nghỉ phép, phiếu đánh giá nhân viên, đơn xin việc.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một doanh nghiệp có thể sử dụng form hợp đồng để khách hàng điền thông tin trước khi ký kết.
✔️ Một tổ chức phi lợi nhuận có thể tạo form đăng ký tình nguyện viên để thu thập thông tin nhanh chóng.
1.2. Cách bật tính năng Developer để tạo Form
📌 Cách thực hiện:
✔️ Mở Microsoft Word → Nhấp vào File → Options.
✔️ Chọn Customize Ribbon → Tick vào Developer → Nhấn OK.
✔️ Thẻ Developer sẽ xuất hiện trên thanh công cụ, giúp bạn tạo Form chuyên nghiệp hơn.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một nhân viên nhân sự có thể sử dụng Developer Tab để tạo các ô nhập thông tin cho mẫu đơn xin việc.
✔️ Một giáo viên có thể bật Developer để tạo form khảo sát về phương pháp giảng dạy.
1.3. Chèn Text Field (Ô nhập thông tin) vào Form
📌 Cách thực hiện:
✔️ Chọn Developer → Rich Text Content Control hoặc Plain Text Content Control.
✔️ Nhấp vào vị trí cần chèn Text Field → Điều chỉnh kích thước ô nhập liệu.
✔️ Nhập Placeholder Text (văn bản hướng dẫn), ví dụ: Nhập họ và tên…
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một công ty tuyển dụng có thể tạo ô nhập “Họ và tên”, “Số điện thoại” để ứng viên điền vào.
✔️ Một bộ phận hành chính có thể sử dụng Text Field để tạo mẫu đơn xin nghỉ phép có sẵn các trường nhập liệu.
1.4. Tạo Checkbox để lựa chọn nhanh
📌 Cách thực hiện:
✔️ Chọn Developer → Nhấn vào Check Box Content Control.
✔️ Chèn checkbox vào vị trí mong muốn, có thể thêm nhiều lựa chọn.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một khảo sát khách hàng có thể sử dụng checkbox để người dùng đánh giá sản phẩm từ 1★ đến 5★.
✔️ Một đơn xin việc có thể có checkbox để chọn giới tính (Nam/Nữ/Khác).
1.5. Thêm Dropdown List để chọn giá trị có sẵn
📌 Cách thực hiện:
✔️ Chọn Developer → Nhấp vào Drop-Down List Content Control.
✔️ Nhấp vào Properties → Nhấn Add để thêm các tùy chọn (VD: Nam, Nữ, Khác).
✔️ Khi điền form, người dùng có thể chọn giá trị từ danh sách có sẵn.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một mẫu đơn xin nghỉ phép có thể có dropdown cho các lựa chọn “Lý do nghỉ” như: Ốm đau, Công việc, Gia đình, Khác.
✔️ Một biểu mẫu đăng ký khóa học có thể có dropdown chọn cấp độ: Cơ bản, Trung cấp, Nâng cao.
1.6. Cách khóa Form để tránh chỉnh sửa nội dung
📌 Cách thực hiện:
✔️ Chọn Developer → Nhấp vào Restrict Editing.
✔️ Tick vào Allow only this type of editing in the document → Chọn Filling in forms.
✔️ Nhấn Start Enforcing Protection → Đặt mật khẩu nếu cần.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một công ty bảo hiểm có thể khóa form yêu cầu bồi thường để khách hàng chỉ có thể điền vào các ô trống mà không thay đổi cấu trúc form.
✔️ Một bộ phận nhân sự có thể khóa form hợp đồng lao động để ứng viên điền thông tin nhưng không chỉnh sửa nội dung hợp đồng.
2. Cách tạo Form điền thông tin trong Word
Việc tạo Form điền thông tin trong Word giúp bạn thu thập dữ liệu nhanh chóng, tránh sai sót và chuyên nghiệp hơn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn tạo form hoàn chỉnh từ cơ bản đến nâng cao.
2.1. Bật tab “Developer” để sử dụng công cụ tạo Form
Tab Developer (Nhà phát triển) cung cấp các công cụ giúp bạn thêm Text Field (Trường nhập liệu), Checkbox, Dropdown List, Date Picker vào biểu mẫu. Tuy nhiên, tab này mặc định bị ẩn và cần kích hoạt trước khi sử dụng.
📌 Cách kích hoạt tab Developer:
- Mở Word → Chọn File → Nhấn Options.
- Chọn Customize Ribbon (Tùy chỉnh Ribbon).
- Ở cột bên phải, tích vào Developer → Nhấn OK.
- Tab Developer sẽ xuất hiện trên thanh công cụ.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một nhân viên hành chính cần tạo form khảo sát nhân sự có thể bật Developer để chèn checkbox và dropdown menu.
✔️ Một giáo viên muốn tạo phiếu thu thập thông tin học sinh có thể bật Developer để thêm trường nhập dữ liệu tự động.
2.2. Chèn Text Field để nhập dữ liệu
Text Field (Trường nhập dữ liệu) giúp người dùng nhập các thông tin như họ tên, địa chỉ, số điện thoại vào form một cách dễ dàng.
📌 Cách thực hiện:
- Vào tab Developer → Chọn Rich Text Content Control hoặc Plain Text Content Control.
- Click vào vị trí cần chèn Text Field → Nhập văn bản gợi ý (ví dụ: “Nhập họ và tên”).
- Nhấn Properties để đặt định dạng cho ô nhập liệu (chẳng hạn như chỉ nhập số hoặc chữ).
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một công ty tuyển dụng có thể tạo form đăng ký, yêu cầu ứng viên nhập họ tên, địa chỉ, số điện thoại vào các ô Text Field.
✔️ Một nhân viên hành chính có thể tạo mẫu đơn xin nghỉ phép, nơi nhân viên chỉ cần điền thông tin vào ô trống.
2.3. Thêm Checkbox để chọn tùy chọn
Checkbox (Ô chọn) giúp người dùng chọn nhiều tùy chọn cùng lúc, thường được sử dụng trong khảo sát hoặc biểu mẫu đăng ký.
📌 Cách thực hiện:
- Vào tab Developer → Chọn Check Box Content Control.
- Click vào vị trí muốn chèn checkbox → Thêm nhãn (ví dụ: Nam, Nữ, Khác).
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một tổ chức phi lợi nhuận có thể tạo phiếu khảo sát và dùng checkbox để người tham gia chọn mức độ hài lòng với dịch vụ.
✔️ Một doanh nghiệp có thể tạo form đăng ký sự kiện, cho phép người tham gia chọn hoạt động họ muốn tham gia bằng checkbox.
2.4. Chèn Dropdown List để chọn một giá trị cố định
Dropdown List (Danh sách thả xuống) giúp người dùng chọn một tùy chọn duy nhất từ danh sách có sẵn, giúp tránh lỗi nhập liệu sai.
📌 Cách thực hiện:
- Vào tab Developer → Chọn Drop-Down List Content Control.
- Nhấn Properties → Nhấn Add để thêm các tùy chọn (ví dụ: Nhân viên, Quản lý, Giám đốc).
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một công ty có thể tạo form tuyển dụng, yêu cầu ứng viên chọn vị trí ứng tuyển từ danh sách dropdown.
✔️ Một trường học có thể tạo bài kiểm tra, yêu cầu học sinh chọn đáp án đúng từ danh sách thả xuống.
2.5. Thêm Date Picker để chọn ngày tháng
Date Picker (Trình chọn ngày tháng) giúp người dùng chọn ngày tháng một cách trực quan, hạn chế lỗi nhập sai định dạng.
📌 Cách thực hiện:
- Vào tab Developer → Chọn Date Picker Content Control.
- Click vào vị trí muốn chèn → Nhấn Properties để đặt định dạng ngày tháng (ví dụ: DD/MM/YYYY).
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một phòng nhân sự có thể tạo form nghỉ phép, cho phép nhân viên chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc từ lịch.
✔️ Một công ty tài chính có thể tạo hợp đồng lao động, cho phép người dùng chọn ngày ký hợp đồng mà không nhập thủ công.
2.6. Bảo vệ Form để tránh chỉnh sửa ngoài ý muốn
Sau khi tạo form, bạn có thể khóa nội dung để đảm bảo người dùng chỉ có thể điền thông tin mà không chỉnh sửa bố cục hoặc câu hỏi.
📌 Cách thực hiện:
- Vào tab Developer → Chọn Restrict Editing.
- Chọn Allow only this type of editing in the document → Filling in forms.
- Nhấn Yes, Start Enforcing Protection → Đặt mật khẩu (tùy chọn).
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một phòng nhân sự có thể gửi mẫu hợp đồng lao động, nơi nhân viên chỉ có thể điền thông tin cá nhân mà không chỉnh sửa điều khoản.
✔️ Một doanh nghiệp có thể gửi phiếu khảo sát khách hàng, khóa biểu mẫu để tránh người nhận thay đổi nội dung câu hỏi.
3. Mẹo tối ưu khi tạo Form trong Word
Để tạo một Form điền thông tin trong Word chuyên nghiệp, dễ sử dụng và thân thiện với người dùng, bạn có thể áp dụng những mẹo sau:
3.1. Sử dụng Placeholder để hướng dẫn điền Form
📌 Mẹo:
✔️ Thêm văn bản gợi ý (ví dụ: “Nhập họ và tên”) để người điền biết chính xác cần nhập gì.
✔️ Sử dụng Placeholder trong Text Form Field thay vì để ô trống để hướng dẫn điền form đúng cách.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một HR có thể tạo Form tuyển dụng, trong đó có hướng dẫn “Nhập số CMND/CCCD” để tránh sai sót.
✔️ Một giáo viên có thể thêm Placeholder vào Form đăng ký khóa học, giúp học viên điền thông tin nhanh chóng.
3.2. Căn chỉnh bố cục Form chuyên nghiệp
📌 Mẹo:
✔️ Sử dụng Table (Bảng) để căn chỉnh các trường nhập liệu, đảm bảo form gọn gàng.
✔️ Dùng Tab Stops hoặc Alignment để giữ độ dài các ô nhập thông tin đồng đều.
✔️ Chỉnh kích thước Text Box để tránh tình trạng nội dung tràn ra ngoài.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một công ty có thể tạo Form đơn xin nghỉ phép với bố cục gọn gàng, dễ đọc.
✔️ Một tổ chức sự kiện có thể thiết kế mẫu đăng ký tham gia hội thảo với các mục rõ ràng như Họ tên, Số điện thoại, Email, Đăng ký vé VIP/Thường.
3.3. Xuất Form thành file PDF để gửi cho người khác
📌 Mẹo:
✔️ Sau khi tạo form trong Word, lưu dưới dạng PDF có thể điền thông tin (Fillable PDF) để người nhận không cần chỉnh sửa file Word gốc.
✔️ Vào File → Save As → Chọn PDF → Options → Enable Forms để đảm bảo Form có thể điền trực tiếp trên PDF.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một bộ phận nhân sự có thể gửi Form hợp đồng lao động qua PDF để nhân viên điền thông tin và ký số.
✔️ Một công ty bảo hiểm có thể gửi biểu mẫu yêu cầu bồi thường dưới dạng PDF để khách hàng dễ dàng điền thông tin.
3.4. Kết hợp với Excel để thu thập dữ liệu
📌 Mẹo:
✔️ Nếu gửi form cho nhiều người, sử dụng Excel hoặc Google Sheets để tự động tổng hợp dữ liệu.
✔️ Kết hợp Mail Merge (Trộn thư) để cá nhân hóa form khi gửi đến từng người.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một trường học có thể thu thập dữ liệu đăng ký khóa học bằng cách xuất form từ Word sang Excel.
✔️ Một doanh nghiệp có thể tổng hợp thông tin khách hàng từ form khảo sát vào Google Sheets để phân tích dữ liệu dễ dàng hơn.
3.5. Lưu mẫu Form để sử dụng sau này
📌 Mẹo:
✔️ Nếu bạn thường xuyên sử dụng biểu mẫu này, hãy lưu nó dưới định dạng Word Template (.dotx) để không phải tạo lại từ đầu.
✔️ Khi cần sử dụng lại, chỉ cần mở file mẫu và điền thông tin mới mà không làm thay đổi bản gốc.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một công ty tuyển dụng có thể lưu mẫu Form phỏng vấn để sử dụng cho các đợt tuyển dụng sau.
✔️ Một bệnh viện có thể lưu Form khám bệnh để bệnh nhân có thể điền trước khi đến khám.
4. Kết luận
Việc tạo Form điền thông tin trong Word giúp bạn xây dựng biểu mẫu chuyên nghiệp, dễ sử dụng mà không cần phần mềm phức tạp. Với các công cụ như Text Field, Checkbox, Dropdown, Date Picker, bạn có thể tùy chỉnh biểu mẫu theo nhu cầu, giúp người dùng nhập dữ liệu chính xác và nhanh chóng.
Form trong Word không chỉ giúp thu thập thông tin hiệu quả mà còn giảm sai sót khi nhập liệu, đặc biệt hữu ích trong quản lý hành chính, tuyển dụng, khảo sát ý kiến hay đăng ký sự kiện. Ngoài ra, bạn có thể bảo vệ biểu mẫu bằng mật khẩu để tránh chỉnh sửa nội dung không mong muốn.
Nếu thường xuyên sử dụng biểu mẫu, hãy lưu chúng dưới dạng file mẫu (.dotx) để tiện tái sử dụng sau này. Ngoài ra, bạn có thể kết hợp với Excel hoặc VBA để tự động hóa quy trình xử lý dữ liệu, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.
📌 Bạn đã thử tạo Form trong Word chưa? Chia sẻ trải nghiệm của bạn bên dưới!
📌 Xem chi tiết sản phẩm tại: Nội Thất Tiết Kiệm
📞 Hotline tư vấn miễn phí: 0901 91 90 91
🚛 Miễn phí giao hàng và lắp đặt tại TP.HCM!