Cách chèn biểu đồ, SmartArt vào tài liệu – Biểu đồ và SmartArt trong Word giúp trực quan hóa dữ liệu và làm cho tài liệu trở nên chuyên nghiệp, dễ hiểu hơn. Với biểu đồ, bạn có thể thể hiện số liệu dưới dạng cột, đường, tròn, biểu đồ vùng, giúp báo cáo, bài thuyết trình rõ ràng hơn. SmartArt giúp tạo sơ đồ quy trình, phân cấp, ma trận, vòng tròn, giúp trình bày ý tưởng một cách logic. Bài viết này hướng dẫn chi tiết cách chèn, chỉnh sửa, định dạng biểu đồ và SmartArt, giúp bạn tối ưu hóa tài liệu chuyên nghiệp
1. Biểu đồ, SmartArt là gì?
Biểu đồ (Chart) và SmartArt là hai công cụ trực quan trong Microsoft Word giúp trình bày thông tin khoa học và dễ hiểu hơn. Thay vì sử dụng văn bản dài dòng, bạn có thể sử dụng biểu đồ để hiển thị dữ liệu dưới dạng đồ thị hoặc SmartArt để tạo sơ đồ tổ chức, quy trình hoặc cấu trúc nội dung.
Microsoft Word hỗ trợ nhiều loại biểu đồ và SmartArt, giúp bạn dễ dàng trình bày dữ liệu một cách chuyên nghiệp và sinh động trong các báo cáo, luận văn, bài giảng, tài liệu doanh nghiệp.
1.1. Biểu đồ (Chart) là gì?
Biểu đồ là công cụ giúp hiển thị số liệu dưới dạng đồ thị, giúp so sánh và phân tích dữ liệu dễ dàng hơn. Trong Microsoft Word, bạn có thể chèn nhiều loại biểu đồ khác nhau như:
- Cột (Column Chart) – So sánh dữ liệu giữa các danh mục.
- Tròn (Pie Chart) – Thể hiện tỷ lệ phần trăm của từng nhóm dữ liệu.
- Đường (Line Chart) – Hiển thị xu hướng của dữ liệu theo thời gian.
- Vùng (Area Chart) – Tương tự biểu đồ đường nhưng thể hiện diện tích.
Ví dụ minh họa:
✅ Trong giáo dục: Một giáo viên có thể chèn dạng cột để minh họa kết quả học tập của học sinh theo môn học.
✅ Trong kinh doanh: Một nhân viên tài chính có thể dùng dạng tròn để phân tích cơ cấu doanh thu theo sản phẩm.
1.2. SmartArt là gì?
SmartArt là công cụ giúp tạo sơ đồ tổ chức, quy trình làm việc, sơ đồ phân cấp và các mô hình trực quan trong tài liệu Word. Bạn có thể sử dụng SmartArt để trình bày thông tin một cách logic, dễ hiểu hơn so với văn bản thông thường.
Microsoft Word cung cấp nhiều mẫu SmartArt, bao gồm:
- Sơ đồ quy trình (Process) – Thể hiện các bước trong một quy trình.
- Sơ đồ phân cấp (Hierarchy) – Dùng để vẽ sơ đồ tổ chức, sơ đồ công ty.
- Sơ đồ vòng tròn (Cycle) – Minh họa quy trình lặp lại hoặc chu kỳ.
- Sơ đồ ma trận (Matrix) – Thể hiện mối quan hệ giữa các yếu tố.
Ví dụ minh họa:
✅ Trong kinh doanh: Một nhân viên marketing có thể sử dụng SmartArt sơ đồ quy trình để mô tả chiến lược tiếp cận khách hàng.
✅ Trong nghiên cứu: Một sinh viên có thể chèn SmartArt sơ đồ ma trận để phân tích các yếu tố tác động đến thị trường.
1.3. Lợi ích khi sử dụng
1.3.1. Trình bày dữ liệu trực quan
- Giúp người đọc dễ hiểu hơn so với văn bản thuần túy.
- Dữ liệu được tóm tắt bằng hình ảnh, giúp nội dung rõ ràng hơn.
1.3.2. Tiết kiệm thời gian thiết kế
- Microsoft Word cung cấp sẵn nhiều mẫu biểu đồ và SmartArt đẹp mắt.
- Không cần thiết kế thủ công, chỉ cần nhập dữ liệu là có ngay sơ đồ chuyên nghiệp.
1.3.3. Dễ chỉnh sửa & cập nhật
- Dễ dàng thay đổi nội dung, màu sắc, kiểu dáng mà không ảnh hưởng đến bố cục chung.
- Có thể cập nhật dữ liệu biểu đồ một cách nhanh chóng khi có thay đổi.
1.3.4. Tạo tài liệu chuyên nghiệp
- 2 công cụ này giúp báo cáo, luận văn, bài giảng sinh động hơn.
- Làm cho tài liệu trông chuyên nghiệp, dễ đọc và hấp dẫn hơn.
Ví dụ minh họa:
✅ Trong doanh nghiệp: Một nhà quản lý có thể chèn SmartArt sơ đồ phân cấp để giới thiệu bộ máy tổ chức công ty.
✅ Trong bài giảng: Một giảng viên có thể sử dụng biểu đồ đường để trình bày xu hướng tăng trưởng của nền kinh tế theo thời gian.
1.4. Khi nào nên sử dụng ?
Bạn nên sử dụng cả hai khi muốn trình bày thông tin một cách rõ ràng, logic và dễ hiểu hơn. Dưới đây là một số trường hợp điển hình:
1.4.1. Khi phân tích số liệu trong báo cáo
- Biểu đồ giúp so sánh số liệu giữa các năm, các ngành hàng hoặc các nhóm đối tượng.
- Ví dụ: Một nhà phân tích tài chính có thể sử dụng biểu đồ cột để so sánh doanh thu giữa các quý.
1.4.2. Khi mô tả quy trình làm việc
- SmartArt sơ đồ quy trình giúp trình bày các bước trong một quy trình làm việc.
- Ví dụ: Một nhân viên nhân sự có thể dùng SmartArt để mô tả quy trình tuyển dụng nhân viên.
1.4.3. Khi tạo sơ đồ tổ chức
- SmartArt sơ đồ phân cấp giúp thể hiện cơ cấu tổ chức doanh nghiệp một cách trực quan.
- Ví dụ: Một nhà quản lý có thể dùng SmartArt để hiển thị sơ đồ tổ chức công ty.
1.4.4. Khi cần làm nổi bật mối quan hệ giữa các yếu tố
- Biểu đồ tròn hoặc ma trận SmartArt giúp hiển thị mối quan hệ giữa các thành phần trong một hệ thống.
- Ví dụ: Một sinh viên có thể sử dụng biểu đồ tròn để phân tích tỷ lệ sinh viên sử dụng các phương tiện di chuyển khác nhau.
1.4.5. Khi trình bày dữ liệu khảo sát hoặc nghiên cứu
- Biểu đồ đường hoặc cột giúp thể hiện xu hướng thay đổi của dữ liệu khảo sát theo thời gian.
- Ví dụ: Một nhà nghiên cứu thị trường có thể sử dụng biểu đồ đường để hiển thị sự thay đổi trong xu hướng mua sắm của người tiêu dùng.
1.5. Ví dụ thực tế về việc sử dụng
- Trong giáo dục: Một giáo viên có thể chèn biểu đồ cột để so sánh điểm số của học sinh theo từng môn học.
- Trong kinh doanh: Một nhân viên bán hàng có thể sử dụng SmartArt sơ đồ quy trình để mô tả các bước trong quy trình bán hàng.
- Trong nghiên cứu thị trường: Một chuyên gia marketing có thể chèn biểu đồ tròn để phân tích thị phần của các thương hiệu trong ngành.
- Trong báo cáo doanh nghiệp: Một giám đốc tài chính có thể sử dụng biểu đồ đường để thể hiện xu hướng doanh thu theo quý.
- Trong kế hoạch phát triển: Một nhà quản lý có thể dùng SmartArt sơ đồ ma trận để trình bày chiến lược phát triển doanh nghiệp.
2. Cách chèn biểu đồ vào tài liệu Word
Biểu đồ giúp trình bày dữ liệu dạng số thành các hình ảnh trực quan như cột, tròn, đường, vùng…
📌 Cách thực hiện:
1️⃣ Mở Word → Đặt con trỏ chuột vào vị trí muốn chèn.
2️⃣ Vào tab Insert (Chèn) → Chọn Chart (Biểu đồ).
3️⃣ Một cửa sổ Insert Chart xuất hiện → Chọn loại biểu đồ (Cột, Tròn, Đường…).
4️⃣ Nhấn OK, Word sẽ mở Excel để nhập dữ liệu.
5️⃣ Thay đổi dữ liệu trong bảng Excel → Biểu đồ sẽ tự động cập nhật.
📌 Ví dụ thực tế:
✔ Một nhà nghiên cứu có thể sử dụng dạng đường để theo dõi xu hướng thị trường.
✔ Một nhân viên tài chính có thể dùng dạng cột để so sánh doanh thu các quý trong năm.
✔ Một giảng viên có thể dùng dạng tròn để trình bày tỷ lệ sinh viên đạt điểm cao.
3. Cách chỉnh sửa biểu đồ trong Word
Sau khi chèn, bạn có thể chỉnh sửa màu sắc, kiểu dáng và dữ liệu.
📌 Thay đổi kiểu dáng biểu đồ:
1️⃣ Nhấp vào biểu đồ → Vào tab Chart Design (Thiết kế biểu đồ).
2️⃣ Chọn Chart Styles (Kiểu biểu đồ) để thay đổi giao diện.
3️⃣ Nhấn Change Chart Type (Thay đổi loại biểu đồ) nếu muốn đổi dạng khác.
📌 Chỉnh sửa dữ liệu biểu đồ:
1️⃣ Nhấp vào biểu đồ → Chọn Edit Data (Chỉnh sửa dữ liệu).
2️⃣ Excel mở ra → Thay đổi số liệu trong bảng.
3️⃣ Đóng Excel → Biểu đồ trong Word sẽ cập nhật tự động.
📌 Ví dụ thực tế:
✔ Một nhà báo có thể thay đổi màu sắc biểu đồ để phù hợp với phong cách bài viết.
✔ Một chủ doanh nghiệp có thể cập nhật số liệu trong Excel để biểu đồ doanh thu chính xác hơn.
✔ Một sinh viên có thể chuyển biểu đồ cột thành biểu đồ tròn để hiển thị dữ liệu dễ hiểu hơn.
4. Cách chèn SmartArt vào tài liệu Word
SmartArt giúp trình bày thông tin theo sơ đồ trực quan như sơ đồ tổ chức, quy trình làm việc, danh sách, biểu đồ quan hệ…
📌 Cách thực hiện:
1️⃣ Mở Word → Đặt con trỏ chuột vào vị trí muốn chèn SmartArt.
2️⃣ Vào tab Insert (Chèn) → Chọn SmartArt.
3️⃣ Cửa sổ Choose a SmartArt Graphic xuất hiện → Chọn loại sơ đồ phù hợp:
- List (Danh sách) – Dùng để hiển thị danh sách theo thứ tự.
- Process (Quy trình) – Mô tả từng bước trong một quy trình.
- Hierarchy (Cấp bậc) – Tạo sơ đồ tổ chức nhân sự.
- Cycle (Chu trình) – Minh họa vòng lặp của một quá trình.
- Relationship (Quan hệ) – Hiển thị mối quan hệ giữa các yếu tố.
4️⃣ Nhấn OK → Nhập nội dung vào SmartArt.
📌 Ví dụ thực tế:
✔ Một trưởng phòng nhân sự có thể dùng SmartArt để tạo sơ đồ tổ chức công ty.
✔ Một giáo viên có thể sử dụng sơ đồ quy trình để giảng dạy các bước giải toán.
✔ Một freelancer có thể tạo SmartArt để minh họa kế hoạch làm việc với khách hàng.
5. Cách chỉnh sửa SmartArt trong Word
Sau khi chèn SmartArt, bạn có thể thay đổi màu sắc, kiểu dáng và nội dung để phù hợp hơn với tài liệu.
📌 Thay đổi kiểu SmartArt:
1️⃣ Nhấp vào SmartArt → Chọn tab SmartArt Design (Thiết kế SmartArt).
2️⃣ Chọn Change Layout (Thay đổi bố cục) nếu muốn đổi sang kiểu khác.
3️⃣ Nhấn Change Colors (Thay đổi màu sắc) để chọn màu phù hợp.
📌 Thêm hoặc xóa nội dung trong SmartArt:
1️⃣ Nhấp vào SmartArt → Nhấn [Text] để nhập nội dung.
2️⃣ Chọn Add Shape (Thêm hình dạng) nếu muốn thêm một phần mới vào sơ đồ.
3️⃣ Nhấp chuột phải vào phần muốn xóa → Chọn Delete (Xóa bỏ).
📌 Ví dụ thực tế:
✔ Một trưởng nhóm dự án có thể thêm các bước mới vào sơ đồ quy trình.
✔ Một học sinh có thể thay đổi màu sắc sơ đồ để dễ phân biệt nội dung.
✔ Một nhà thiết kế có thể dùng hiệu ứng SmartArt để tạo bản thuyết trình chuyên nghiệp.
6. Cách kết hợp Biểu đồ & SmartArt để trình bày chuyên nghiệp
Việc kết hợp cả hai trong một tài liệu giúp trình bày nội dung khoa học, trực quan và dễ hiểu hơn. Biểu đồ giúp so sánh số liệu, còn SmartArt giúp mô tả quy trình, phân cấp hoặc mối quan hệ giữa các yếu tố. Khi được sử dụng đồng thời, hai công cụ này giúp tài liệu trở nên sinh động và chuyên nghiệp hơn.
Dưới đây là các phương pháp kết hợp cả hai trong Word để tối ưu hóa tài liệu.
6.1. Kết hợp trong báo cáo tài chính
6.1.1. Dùng biểu đồ để phân tích số liệu tài chính
- Biểu đồ cột (Column Chart) giúp hiển thị doanh thu theo từng quý.
- Biểu đồ đường (Line Chart) giúp thể hiện xu hướng tăng trưởng doanh thu theo thời gian.
6.1.2. Dùng SmartArt để trình bày quy trình tài chính
- Sơ đồ quy trình (Process) giúp mô tả các bước trong quy trình kế toán hoặc kiểm toán.
- Sơ đồ phân cấp (Hierarchy) giúp minh họa mô hình tổ chức tài chính trong doanh nghiệp.
Ví dụ minh họa:
✅ Trong báo cáo doanh thu: Kế toán có thể sử dụng biểu đồ cột để hiển thị doanh thu của từng tháng và SmartArt Process để mô tả quy trình kiểm toán nội bộ.
✅ Trong kế hoạch tài chính: Một giám đốc tài chính có thể sử dụng biểu đồ đường để phân tích xu hướng lợi nhuận và SmartArt Matrix để trình bày các nguồn thu nhập.
6.2. Kết hợp trong tài liệu giảng dạy
6.2.1. Dùng biểu đồ để minh họa dữ liệu giáo dục
- Biểu đồ tròn (Pie Chart) giúp thể hiện tỷ lệ học sinh đạt các mức điểm khác nhau.
- Biểu đồ cột (Bar Chart) giúp so sánh thành tích của các lớp học.
6.2.2. Dùng SmartArt để tổ chức nội dung bài giảng
- SmartArt List giúp liệt kê các tiêu chí đánh giá học sinh.
- SmartArt Cycle giúp mô tả quy trình giảng dạy.
Ví dụ minh họa:
✅ Trong báo cáo giáo dục: Một giáo viên có thể dùng biểu đồ tròn để thể hiện tỷ lệ học sinh đạt điểm A, B, C và SmartArt List để liệt kê các tiêu chí đánh giá kỹ năng mềm.
✅ Trong bài giảng đại học: Một giảng viên có thể dùng biểu đồ cột để so sánh điểm trung bình của các khoa và SmartArt Cycle để minh họa phương pháp giảng dạy theo từng giai đoạn.
6.3. Kết hợp trong kế hoạch kinh doanh
6.3.1. Dùng biểu đồ để phân tích xu hướng kinh doanh
- Biểu đồ đường (Line Chart) giúp theo dõi tăng trưởng doanh thu qua các năm.
- Biểu đồ vùng (Area Chart) giúp mô tả sự phát triển của thị trường theo thời gian.
6.3.2. Dùng SmartArt để mô tả cấu trúc công ty
- SmartArt Hierarchy giúp minh họa cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.
- SmartArt Relationship giúp trình bày mối quan hệ giữa các bộ phận trong công ty.
Ví dụ minh họa:
✅ Trong kế hoạch phát triển doanh nghiệp: Một CEO có thể dùng biểu đồ đường để thể hiện xu hướng doanh thu 5 năm và SmartArt Hierarchy để mô tả cơ cấu tổ chức công ty.
✅ Trong chiến lược kinh doanh: Một nhà đầu tư có thể dùng biểu đồ cột để phân tích hiệu suất tài chính và SmartArt Relationship để mô tả sự liên kết giữa các bộ phận kinh doanh.
6.4. Kết hợp trong báo cáo nghiên cứu
6.4.1. Dùng biểu đồ để trực quan hóa dữ liệu nghiên cứu
- Biểu đồ cột giúp so sánh kết quả khảo sát giữa các nhóm đối tượng.
- Biểu đồ tròn giúp hiển thị tỷ lệ phần trăm của các biến số nghiên cứu.
6.4.2. Dùng SmartArt để mô tả phương pháp nghiên cứu
- SmartArt Process giúp trình bày các bước thực hiện nghiên cứu.
- SmartArt Matrix giúp mô tả mối quan hệ giữa các biến số nghiên cứu.
Ví dụ minh họa:
✅ Trong nghiên cứu khoa học: Một nhà nghiên cứu có thể dùng biểu đồ tròn để phân tích tỉ lệ phản hồi của người tham gia khảo sát và SmartArt Process để mô tả quy trình thu thập dữ liệu.
✅ Trong báo cáo luận văn: Một sinh viên có thể dùng biểu đồ cột để so sánh kết quả khảo sát giữa các nhóm tuổi và SmartArt Matrix để mô tả các yếu tố tác động đến hành vi tiêu dùng.
6.5. Kết hợp trong tài liệu hướng dẫn và trình bày
6.5.1. Dùng biểu đồ để minh họa số liệu thực tế
- Biểu đồ cột giúp thể hiện sự thay đổi số liệu qua các năm.
- Biểu đồ đường giúp mô tả xu hướng sử dụng dịch vụ hoặc sản phẩm.
6.5.2. Dùng SmartArt để hướng dẫn quy trình
- SmartArt List giúp tóm tắt các bước hướng dẫn.
- SmartArt Process giúp mô tả quy trình thực hiện một nhiệm vụ cụ thể.
Ví dụ minh họa:
✅ Trong tài liệu hướng dẫn nhân viên: Một công ty có thể dùng biểu đồ đường để thể hiện số lượng khách hàng qua các năm và SmartArt Process để trình bày quy trình xử lý đơn hàng.
✅ Trong tài liệu đào tạo nội bộ: Một tổ chức có thể dùng biểu đồ cột để so sánh hiệu suất nhân viên theo quý và SmartArt List để liệt kê các bước đào tạo kỹ năng.
7. Kết luận
📌 Cả hai giúp tài liệu Word trở nên sinh động, chuyên nghiệp hơn.
✔ Biểu đồ phù hợp với số liệu, giúp trực quan hóa dữ liệu.
✔ SmartArt giúp trình bày quy trình, danh sách, sơ đồ tổ chức rõ ràng hơn.
✔ Bạn có thể kết hợp cả hai để tạo báo cáo, bài giảng, kế hoạch kinh doanh dễ hiểu hơn.
🚀 Hãy thử ngay trong tài liệu của bạn để nâng cao chất lượng bài viết!