Google Keep notes là ứng dụng ghi chú miễn phí của Google, giúp bạn lưu trữ ý tưởng, danh sách việc cần làm và ghi chú bằng giọng nói một cách dễ dàng. Với khả năng đồng bộ trên mọi thiết bị, Google Keep giúp bạn tổ chức công việc hiệu quả hơn. Tìm hiểu ngay cách sử dụng Google Keep notes để tối ưu hóa năng suất!
1. Google Keep Notes là gì?
Google Keep là một ứng dụng ghi chú trực tuyến miễn phí do Google phát triển, giúp người dùng lưu trữ nhanh các ý tưởng, danh sách công việc, hình ảnh và thậm chí ghi chú bằng giọng nói. Nhờ khả năng đồng bộ hóa mạnh mẽ trên nhiều thiết bị, Google Keep là một trong những công cụ ghi chú đơn giản nhưng cực kỳ tiện lợi.
📌 Vì sao nên sử dụng Google Keep?
✔️ Đồng bộ trên mọi thiết bị – Sử dụng trên điện thoại, máy tính bảng, trình duyệt web mà không cần cài đặt phần mềm.
✔️ Ghi chú bằng giọng nói – Chuyển giọng nói thành văn bản tự động, phù hợp cho người bận rộn.
✔️ Gắn nhãn & màu sắc – Dễ dàng phân loại ghi chú để tìm kiếm nhanh hơn.
✔️ Chia sẻ & cộng tác – Mời người khác chỉnh sửa ghi chú chung, làm việc nhóm hiệu quả.
✔️ Tạo danh sách việc cần làm (To-do list) – Tích hợp checkbox để đánh dấu các mục đã hoàn thành.
📌 Ví dụ thực tế:
✔️ Một sinh viên có thể dùng Google Keep để ghi chú bài giảng và đặt lời nhắc thời gian học.
✔️ Một nhân viên văn phòng có thể tạo danh sách công việc hàng ngày và chia sẻ với đồng nghiệp.
✔️ Một người sáng tạo nội dung có thể lưu nhanh các ý tưởng bài viết hoặc video khi đang di chuyển.
1.1. Đồng bộ ghi chú trên nhiều thiết bị
Google Keep cho phép đồng bộ dữ liệu tự động trên điện thoại, máy tính bảng, máy tính và trình duyệt web, giúp bạn truy cập ghi chú mọi lúc, mọi nơi.
📌 Cách thực hiện:
✔️ Cài đặt ứng dụng Google Keep trên Android, iOS hoặc sử dụng trên trình duyệt web.
✔️ Đăng nhập tài khoản Google để ghi chú được đồng bộ trên tất cả các thiết bị.
✔️ Khi cập nhật hoặc chỉnh sửa ghi chú trên một thiết bị, nội dung sẽ tự động đồng bộ sang thiết bị khác.
📌 Ví dụ thực tế:
✔️ Một nhà báo có thể ghi chú nhanh trên điện thoại và tiếp tục chỉnh sửa trên máy tính khi về văn phòng.
✔️ Một nhân viên sales có thể lưu thông tin khách hàng trên Google Keep từ điện thoại và xem lại trên máy tính khi cần.
1.2. Ghi chú bằng giọng nói tiện lợi
Google Keep hỗ trợ chuyển giọng nói thành văn bản giúp bạn ghi chú nhanh chóng mà không cần nhập liệu bằng tay.
📌 Cách thực hiện:
✔️ Mở Google Keep → Nhấn vào biểu tượng microphone.
✔️ Nói nội dung cần ghi chú → Google Keep sẽ tự động chuyển giọng nói thành văn bản.
✔️ Bạn có thể chỉnh sửa, thêm nhãn hoặc đặt lời nhắc cho ghi chú.
📌 Ví dụ thực tế:
✔️ Một bác sĩ có thể ghi lại ghi chú bệnh án bằng giọng nói trong lúc khám bệnh.
✔️ Một người lái xe có thể dùng Google Keep để lưu nhanh danh sách việc cần làm mà không cần nhập liệu.
1.3. Gắn nhãn & màu sắc để quản lý ghi chú khoa học
Google Keep cho phép gắn nhãn (label) và màu sắc để phân loại ghi chú dễ dàng hơn, giúp người dùng tìm kiếm nhanh khi cần.
📌 Cách thực hiện:
✔️ Mở ghi chú → Nhấn vào biểu tượng nhãn (Label) để phân loại theo chủ đề.
✔️ Chọn màu sắc khác nhau để dễ nhận diện ghi chú quan trọng.
✔️ Khi tìm kiếm, chỉ cần nhập tên nhãn để hiển thị tất cả ghi chú liên quan.
📌 Ví dụ thực tế:
✔️ Một freelancer có thể tạo các nhãn như “Dự án”, “Khách hàng”, “Ý tưởng sáng tạo” để quản lý công việc hiệu quả.
✔️ Một sinh viên có thể phân loại ghi chú theo môn học như “Toán”, “Văn”, “Anh” để dễ tìm kiếm khi ôn thi.
1.4. Chia sẻ & cộng tác ghi chú dễ dàng
Google Keep cho phép chia sẻ ghi chú với người khác, giúp bạn làm việc nhóm hiệu quả mà không cần gửi email thủ công.
📌 Cách thực hiện:
✔️ Mở Google Keep → Chọn ghi chú cần chia sẻ.
✔️ Nhấn vào biểu tượng người dùng → Nhập địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ.
✔️ Người nhận có thể chỉnh sửa nội dung, thêm nhãn, hoặc đặt lời nhắc.
📌 Ví dụ thực tế:
✔️ Một team marketing có thể chia sẻ danh sách nhiệm vụ trên Google Keep để mọi người cùng theo dõi.
✔️ Một gia đình có thể tạo danh sách mua sắm chung, mỗi thành viên đều có thể thêm mặt hàng cần mua.
1.5. Tạo danh sách việc cần làm (To-do list)
Google Keep hỗ trợ tạo danh sách công việc, giúp bạn quản lý công việc cá nhân hoặc nhóm hiệu quả hơn.
📌 Cách thực hiện:
✔️ Mở Google Keep → Chọn tạo ghi chú mới.
✔️ Nhấn vào biểu tượng checkbox để thêm từng mục công việc.
✔️ Đánh dấu ✅ khi hoàn thành để theo dõi tiến độ.
📌 Ví dụ thực tế:
✔️ Một nhân viên văn phòng có thể tạo danh sách “Công việc hôm nay” và đánh dấu khi hoàn thành.
✔️ Một người chuẩn bị du lịch có thể tạo danh sách đồ cần mang theo và kiểm tra lại trước khi lên đường.
2. Cách sử dụng Google Keep notes hiệu quả
2.1. Tạo ghi chú nhanh chóng
📌 Cách thực hiện:
- Mở Google Keep trên điện thoại hoặc trình duyệt web.
- Nhấn vào “Tạo ghi chú mới” → Nhập nội dung cần lưu.
- Đặt tiêu đề và chọn màu sắc nếu muốn phân loại ghi chú.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một nhà báo có thể tạo ghi chú nhanh về các ý tưởng bài viết khi đang phỏng vấn.
✔️ Một người đi chợ có thể tạo danh sách mua sắm để dễ dàng kiểm tra các món hàng cần mua.
2.2. Ghi chú bằng giọng nói
Google Keep cho phép bạn ghi chú mà không cần nhập liệu bằng bàn phím, giúp tiết kiệm thời gian.
📌 Cách thực hiện:
- Mở Google Keep → Nhấn vào biểu tượng micro.
- Nói nội dung ghi chú, Google Keep sẽ tự động chuyển thành văn bản.
- Nhấn Lưu, ghi chú sẽ được đồng bộ trên mọi thiết bị.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một tài xế có thể ghi chú nhanh bằng giọng nói khi đang di chuyển.
✔️ Một người bận rộn có thể dùng Google Keep để ghi chú ý tưởng mà không cần gõ tay.
2.3. Tạo danh sách việc cần làm (To-do list)
Bạn có thể tạo danh sách công việc cần hoàn thành và đánh dấu khi đã hoàn thành.
📌 Cách thực hiện:
- Mở Google Keep → Nhấn vào biểu tượng Danh sách.
- Nhập các nhiệm vụ cần làm → Nhấn Enter để thêm mục mới.
- Khi hoàn thành nhiệm vụ, nhấn vào ô checkbox để đánh dấu.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một freelancer có thể tạo danh sách công việc hàng ngày để quản lý deadline.
✔️ Một người nội trợ có thể tạo danh sách các món cần chuẩn bị cho bữa tiệc.
2.4. Đặt lời nhắc cho ghi chú
Nếu bạn có một nhiệm vụ quan trọng, Google Keep có thể nhắc nhở bạn đúng thời điểm.
📌 Cách thực hiện:
- Mở ghi chú trong Google Keep.
- Nhấn vào biểu tượng Đặt lời nhắc → Chọn ngày, giờ hoặc vị trí để nhận thông báo.
- Khi đến thời điểm đó, Google Keep sẽ hiển thị lời nhắc trên thiết bị của bạn.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một nhân viên văn phòng có thể đặt lời nhắc để không quên gửi báo cáo vào cuối ngày.
✔️ Một người dùng cá nhân có thể đặt nhắc nhở uống nước hoặc tập thể dục mỗi ngày.
2.5. Gắn nhãn & sắp xếp ghi chú theo màu sắc
Việc phân loại ghi chú giúp bạn dễ dàng tìm kiếm nội dung hơn.
📌 Cách thực hiện:
- Mở ghi chú → Nhấn vào biểu tượng Ba chấm.
- Chọn Thêm nhãn → Nhập tên nhãn (VD: “Công việc”, “Học tập”, “Mua sắm”).
- Chọn màu sắc khác nhau để phân biệt các ghi chú.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một sinh viên có thể phân loại ghi chú thành “Bài giảng”, “Đề thi”, “Ghi chú cá nhân”.
✔️ Một nhà quản lý có thể sắp xếp ghi chú theo danh mục “Dự án”, “Khách hàng”, “Kế hoạch cá nhân”.
2.6. Chia sẻ ghi chú & cộng tác với người khác
Bạn có thể chia sẻ ghi chú Google Keep với đồng nghiệp, bạn bè để làm việc nhóm hiệu quả hơn.
📌 Cách thực hiện:
- Mở ghi chú cần chia sẻ → Nhấn vào biểu tượng Người dùng.
- Nhập email của người muốn chia sẻ → Nhấn Lưu.
- Người được chia sẻ có thể xem và chỉnh sửa ghi chú ngay lập tức.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một nhóm làm việc có thể tạo danh sách công việc chung và cập nhật tiến độ trong Google Keep.
✔️ Một cặp vợ chồng có thể chia sẻ danh sách mua sắm để cùng kiểm tra.
3. Google Keep vs Evernote vs OneNote – Công cụ nào tốt nhất?
Google Keep, Evernote và OneNote đều là những ứng dụng ghi chú phổ biến, nhưng mỗi công cụ có ưu điểm và nhược điểm riêng, phù hợp với các đối tượng sử dụng khác nhau.
📌 So sánh nhanh:
| Tính năng | Google Keep | Evernote | OneNote |
|---|---|---|---|
| Ghi chú nhanh | ✅ Có | ✅ Có | ✅ Có |
| Ghi chú bằng giọng nói | ✅ Có | ❌ Không | ❌ Không |
| Đồng bộ đa nền tảng | ✅ Có | ✅ Có | ✅ Có |
| Chia sẻ & cộng tác | ✅ Có | ✅ Có | ✅ Có |
| Tạo danh sách To-do | ✅ Có | ✅ Có | ✅ Có |
| Gắn nhãn & phân loại | ✅ Có | ✅ Có | ✅ Có |
| Giá | Miễn phí | Có bản trả phí | Miễn phí |
📌 Ví dụ thực tế:
✔️ Nếu bạn cần ghi chú nhanh & đơn giản, Google Keep là lựa chọn tốt nhất.
✔️ Nếu bạn cần lưu trữ tài liệu lớn, Evernote sẽ phù hợp hơn.
✔️ Nếu bạn dùng hệ sinh thái Microsoft, OneNote là công cụ hữu ích.
3.1. Khi nào nên chọn Google Keep?
Google Keep phù hợp với những ai muốn ghi chú nhanh, trực quan, đồng bộ tốt với Google Workspace (Drive, Gmail, Calendar).
📌 Ưu điểm:
✔️ Dễ sử dụng, giao diện đơn giản.
✔️ Ghi chú bằng giọng nói – Tự động chuyển thành văn bản.
✔️ Tích hợp chặt chẽ với Google – Đồng bộ trên Gmail, Google Docs.
✔️ Ghi chú ngắn gọn, danh sách công việc nhanh chóng.
📌 Nhược điểm:
❌ Không hỗ trợ định dạng phong phú (không thể đính kèm file PDF, tài liệu Word).
❌ Không có thư mục hoặc sắp xếp phân cấp như OneNote & Evernote.
📌 Ví dụ thực tế:
✔️ Một nhân viên văn phòng có thể ghi nhanh danh sách công việc và đặt lời nhắc.
✔️ Một sinh viên có thể ghi chú bài học và chia sẻ với bạn bè.
3.2. Khi nào nên chọn Evernote?
Evernote phù hợp với những ai cần quản lý tài liệu chuyên sâu, lưu trữ ghi chú dài, hỗ trợ làm việc nhóm.
📌 Ưu điểm:
✔️ Lưu trữ tài liệu lớn – Hỗ trợ PDF, hình ảnh, bản vẽ.
✔️ Chức năng tìm kiếm mạnh mẽ – Có thể tìm kiếm trong file đính kèm.
✔️ Sắp xếp theo sổ tay & phân cấp thư mục – Tốt hơn Google Keep.
✔️ Hỗ trợ quét tài liệu (OCR) – Chuyển ảnh thành văn bản có thể chỉnh sửa.
📌 Nhược điểm:
❌ Phiên bản miễn phí giới hạn dung lượng (60MB/tháng).
❌ Cần trả phí để dùng tính năng cao cấp (Evernote Premium ~ $7.99/tháng).
📌 Ví dụ thực tế:
✔️ Một doanh nhân có thể lưu trữ tài liệu cuộc họp, hợp đồng.
✔️ Một người nghiên cứu có thể thu thập tài liệu từ nhiều nguồn và tổ chức khoa học.
3.3. Khi nào nên chọn OneNote?
OneNote phù hợp với những ai dùng hệ sinh thái Microsoft (Word, Excel, Outlook) và cần sắp xếp ghi chú theo sổ tay.
📌 Ưu điểm:
✔️ Miễn phí hoàn toàn, không giới hạn số lượng ghi chú.
✔️ Hỗ trợ viết tay & vẽ trên màn hình cảm ứng.
✔️ Sắp xếp ghi chú theo sổ tay, trang và phân mục.
✔️ Tích hợp tốt với Microsoft 365 (Teams, Outlook, SharePoint).
📌 Nhược điểm:
❌ Không thân thiện với người mới như Google Keep.
❌ Tìm kiếm chưa mạnh mẽ như Evernote.
📌 Ví dụ thực tế:
✔️ Một giáo viên có thể tạo sổ tay bài giảng và chia sẻ với học sinh.
✔️ Một nhóm làm việc trong công ty có thể lưu tài liệu chung trong OneNote để tham khảo nhanh.
3.4. Google Keep vs Evernote vs OneNote: Công cụ nào tối ưu cho doanh nghiệp?
📌 Google Keep phù hợp với:
✔️ Nhóm nhỏ, cá nhân, freelancer – Cần ghi chú đơn giản, nhanh chóng.
✔️ Công ty sử dụng Google Workspace (Drive, Gmail, Docs).
✔️ Nhân viên cần tạo danh sách công việc, ghi chú ngắn gọn.
📌 Evernote phù hợp với:
✔️ Doanh nghiệp cần lưu trữ tài liệu lớn.
✔️ Công ty cần tìm kiếm và sắp xếp tài liệu khoa học.
✔️ Nhóm làm việc từ xa cần ghi chú cộng tác.
📌 OneNote phù hợp với:
✔️ Công ty sử dụng Microsoft Office 365 (Word, Excel, Teams).
✔️ Nhóm cần tạo sổ tay chung để quản lý thông tin.
✔️ Người cần ghi chú bằng bút cảm ứng hoặc vẽ trên thiết bị cảm ứng.
📌 Ví dụ thực tế:
✔️ Một startup sử dụng Google Keep để theo dõi công việc hằng ngày.
✔️ Một công ty luật dùng Evernote để lưu trữ hợp đồng, tài liệu quan trọng.
✔️ Một tập đoàn lớn sử dụng OneNote để quản lý tài liệu nội bộ.
3.5. Kết hợp Google Keep, Evernote và OneNote để tối ưu công việc
Thay vì chỉ chọn một công cụ, bạn có thể kết hợp chúng để tối ưu công việc.
📌 Cách kết hợp:
✔️ Dùng Google Keep để ghi chú nhanh & tạo danh sách công việc.
✔️ Dùng Evernote để lưu trữ tài liệu quan trọng, tổ chức thông tin khoa học.
✔️ Dùng OneNote để viết tay, vẽ sơ đồ tư duy hoặc chia sẻ ghi chú trong team.
📌 Ví dụ thực tế:
✔️ Một nhân viên marketing có thể ghi nhanh ý tưởng trên Google Keep, sau đó chuyển tài liệu dài lên Evernote.
✔️ Một giáo viên có thể dùng OneNote để lưu bài giảng, Google Keep để nhắc nhở lịch trình.
4. Kết luận
📌 Google Keep notes là ứng dụng ghi chú đơn giản, tiện lợi và đồng bộ trên mọi thiết bị.
✔️ Nếu bạn cần ghi chú nhanh, Google Keep là lựa chọn tốt nhất.
✔️ Nếu bạn muốn tổ chức công việc, Google Keep giúp bạn tạo danh sách & nhắc nhở hiệu quả.
Bạn đã thử Google Keep chưa? Hãy chia sẻ trải nghiệm của bạn bên dưới! 🚀