Cách chèn Header và Footer trong Word – Header và Footer giúp tài liệu chuyên nghiệp hơn bằng cách hiển thị tiêu đề, số trang, ngày tháng, logo hoặc thông tin bổ sung ở phần đầu và cuối mỗi trang. Trong Microsoft Word, bạn có thể dễ dàng thêm, chỉnh sửa và định dạng Header & Footer theo ý muốn, giúp tài liệu dễ đọc và có bố cục thống nhất. Bài viết này hướng dẫn chi tiết cách tạo Header & Footer tự động, thêm số trang, logo, đường viền và tùy chỉnh nội dung để phù hợp với báo cáo, luận văn, tài liệu doanh nghiệp
1. Header và Footer là gì?
Header (Tiêu đề đầu trang) và Footer (Chân trang) là các phần xuất hiện ở đầu và cuối mỗi trang trong tài liệu Microsoft Word. Chúng giúp hiển thị thông tin cố định, chẳng hạn như số trang, tiêu đề tài liệu, ngày tháng, logo công ty, giúp tài liệu chuyên nghiệp, dễ đọc và có bố cục thống nhất.
Microsoft Word cung cấp nhiều mẫu Header & Footer chuyên nghiệp, giúp bạn dễ dàng tạo, chỉnh sửa và cá nhân hóa theo nhu cầu sử dụng.
1.1. Lợi ích
1.1.1. Tạo tài liệu chuyên nghiệp
- Header & Footer giúp tài liệu trông gọn gàng, chỉn chu và có bố cục rõ ràng.
- Phù hợp với báo cáo, luận văn, hợp đồng, tài liệu doanh nghiệp.
1.1.2. Giúp dễ dàng điều hướng nội dung
- Hiển thị tiêu đề chương, mục lục hoặc tiêu đề tài liệu trên mỗi trang.
- Người đọc dễ theo dõi nội dung mà không cần cuộn lên xuống liên tục.
1.1.3. Tự động đánh số trang
- Tiết kiệm thời gian khi làm tài liệu dài, không cần đánh số trang thủ công.
- Số trang sẽ tự động cập nhật khi thêm hoặc xóa nội dung.
1.1.4. Chứa thông tin quan trọng
- Có thể hiển thị tác giả, ngày tạo tài liệu, bản quyền, thông tin công ty.
- Giúp người đọc dễ dàng nhận diện nguồn tài liệu.
1.1.5. Tạo dấu ấn thương hiệu
- Doanh nghiệp có thể thêm logo, slogan hoặc đường viền thương hiệu vào Header hoặc Footer.
- Tạo phong cách chuyên nghiệp khi gửi tài liệu cho khách hàng, đối tác.
Ví dụ minh họa:
✅ Trong giáo dục: Một sinh viên có thể thêm tiêu đề luận văn vào Header và số trang vào Footer để trình bày tài liệu khoa học hơn.
✅ Trong kinh doanh: Một doanh nghiệp có thể đặt logo và thông tin liên hệ vào Footer trong hợp đồng để tạo dấu ấn thương hiệu.
✅ Trong xuất bản: Một nhà xuất bản có thể thêm tiêu đề chương vào Header để giúp người đọc dễ theo dõi nội dung.
1.2. Khi nào nên sử dụng ?
Bạn nên sử dụng Header & Footer trong các tài liệu dài hoặc tài liệu quan trọng để giúp tài liệu chuyên nghiệp, dễ đọc và có bố cục rõ ràng hơn.
1.2.1. Khi làm luận văn, tiểu luận, báo cáo
- Thêm tiêu đề luận văn vào Header để nhắc nhở người đọc về chủ đề.
- Đánh số trang ở Footer để dễ theo dõi tài liệu dài.
1.2.2. Khi tạo tài liệu doanh nghiệp, hợp đồng, báo giá
- Thêm logo và thông tin liên hệ vào Footer để chuyên nghiệp hơn.
- Sử dụng Header để ghi tiêu đề tài liệu hoặc thông tin quan trọng.
1.2.3. Khi viết sách, tài liệu hướng dẫn, báo chí
- Dùng Header để hiển thị tiêu đề chương, giúp người đọc dễ theo dõi.
- Dùng Footer để đánh số trang hoặc thêm bản quyền tác giả.
1.2.4. Khi tạo bài thuyết trình hoặc tài liệu hội thảo
- Thêm tên sự kiện hoặc công ty vào Header để tăng nhận diện thương hiệu.
- Thêm Footer với thông tin liên hệ hoặc trang web để người xem dễ dàng tra cứu.
1.2.5. Khi gửi tài liệu nội bộ hoặc khách hàng
- Dùng Header & Footer để hiển thị thông tin bảo mật, bản quyền.
- Tạo dấu ấn thương hiệu với logo và slogan công ty.
Ví dụ minh họa:
✅ Trong luận văn: Một sinh viên có thể hiển thị tiêu đề đề tài trong Header và đánh số trang tự động ở Footer.
✅ Trong tài liệu doanh nghiệp: Một công ty có thể đặt logo vào Header và ghi chú bản quyền vào Footer.
✅ Trong sách: Một nhà xuất bản có thể thêm tên chương vào Header để giúp người đọc không bị lạc nội dung.
1.3. Các loại thông tin thường có
1.3.1. Tiêu đề tài liệu, tên chương, tiêu đề phần
- Hiển thị trên Header để người đọc biết họ đang ở phần nào của tài liệu.
- Thường được sử dụng trong sách, báo cáo, luận văn.
1.3.2. Số trang tự động
- Sử dụng trong tài liệu dài để giúp người đọc dễ theo dõi.
- Có thể đặt số trang ở giữa, trái hoặc phải của Footer.
1.3.3. Ngày tháng tạo hoặc chỉnh sửa tài liệu
- Giúp theo dõi phiên bản tài liệu và tránh nhầm lẫn giữa các bản khác nhau.
1.3.4. Logo hoặc thông tin công ty
- Tạo dấu ấn thương hiệu khi gửi tài liệu ra ngoài.
1.3.5. Ghi chú bảo mật, bản quyền, hoặc tên tác giả
- Bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ của tài liệu.
Ví dụ minh họa:
✅ Trong báo cáo công ty: Một doanh nghiệp có thể thêm tiêu đề tài liệu vào Header và số trang vào Footer.
✅ Trong hợp đồng: Một công ty có thể thêm ghi chú bảo mật hoặc bản quyền vào Footer.
1.4. Lưu ý khi thiết kế
1.4.1. Giữ thiết kế đơn giản, không quá phức tạp
- Không nên sử dụng quá nhiều thông tin gây rối mắt.
- Chỉ nên thêm các yếu tố quan trọng như tiêu đề, số trang, logo….
1.4.2. Đảm bảo nội dung không che mất nội dung chính
- Header & Footer không nên chiếm quá nhiều không gian trên trang.
1.4.3. Sử dụng đúng font chữ và kích thước
- Font chữ trong Header & Footer nên nhỏ hơn nội dung chính (khoảng 10-11pt).
- Nên dùng font chữ đồng nhất với nội dung chính để tạo sự chuyên nghiệp.
1.4.4. Đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ tài liệu
- Header & Footer cần đồng nhất trên tất cả các trang để tạo bố cục gọn gàng.
1.4.5. Kiểm tra trước khi in ấn hoặc xuất PDF
- Chắc chắn rằng thông tin trong Header & Footer hiển thị đầy đủ và không bị cắt xén.
Ví dụ minh họa:
✅ Trong tài liệu marketing: Một công ty có thể sử dụng font chữ nhỏ cho Header và đảm bảo nó không che mất phần nội dung chính.
✅ Trong hợp đồng: Một doanh nghiệp có thể sử dụng một kiểu Header & Footer thống nhất trên tất cả các trang.
2. Cách chèn
📌 Cách chèn Header (Tiêu đề đầu trang):
1️⃣ Mở Word → Chọn Insert (Chèn).
2️⃣ Nhấn vào Header → Chọn một mẫu có sẵn hoặc Edit Header (Chỉnh sửa Header).
3️⃣ Nhập nội dung vào Header (ví dụ: tên tài liệu, số chương…).
4️⃣ Nhấn Close Header and Footer hoặc nhấn Esc để hoàn tất.
📌 Cách chèn Footer (Chân trang):
1️⃣ Mở Word → Chọn Insert (Chèn).
2️⃣ Nhấn vào Footer → Chọn một mẫu có sẵn hoặc Edit Footer (Chỉnh sửa Footer).
3️⃣ Nhập nội dung vào Footer (ví dụ: số trang, tên công ty…).
4️⃣ Nhấn Close Header and Footer hoặc nhấn Esc để hoàn tất.
📌 Ví dụ thực tế:
✔ Một giáo viên có thể đặt tên trường ở Header và số trang ở Footer để dễ tổ chức tài liệu.
✔ Một nhân viên văn phòng có thể chèn ngày tháng vào Footer để dễ theo dõi phiên bản tài liệu.
✔ Một tác giả sách có thể hiển thị tiêu đề chương trên Header để giúp độc giả dễ tìm kiếm nội dung.
3. Cách đánh số trang tự động
📌 Cách thực hiện:
1️⃣ Chọn Insert (Chèn) → Nhấn vào Page Number (Số trang).
2️⃣ Chọn vị trí hiển thị số trang:
- Top of Page (Đầu trang) – Hiển thị số trang trên Header.
- Bottom of Page (Cuối trang) – Hiển thị số trang trên Footer.
- Page Margins (Lề trang) – Hiển thị số trang bên lề.
3️⃣ Chọn kiểu đánh số trang (1, 2, 3 hoặc i, ii, iii…).
4️⃣ Nhấn Close Header and Footer để hoàn tất.
📌 Ví dụ thực tế:
✔ Một sinh viên có thể đánh số trang từ trang thứ 3 trong luận văn để bỏ trang bìa và mục lục.
✔ Một báo cáo doanh nghiệp có thể đặt số trang ở góc trên bên phải để dễ tra cứu.
✔ Một tài liệu hướng dẫn có thể đánh số trang ở lề trái để giúp người dùng dễ theo dõi.
4. Cách tạo khác nhau cho từng trang
Nếu tài liệu của bạn có nhiều chương, phần hoặc chuyên mục khác nhau, bạn có thể tạo Header/Footer riêng biệt cho từng phần. Điều này giúp tài liệu trông chuyên nghiệp hơn, dễ theo dõi hơn và phù hợp với từng nội dung cụ thể.
4.1. Cách chia tài liệu thành các Section khác nhau
Mặc định, Word sử dụng cùng một Header & Footer trên toàn bộ tài liệu. Để tạo Header/Footer khác nhau cho từng phần, bạn cần chia tài liệu thành các Section (phần riêng biệt).
Các bước thực hiện:
- Đặt con trỏ chuột tại trang nơi bạn muốn bắt đầu Header/Footer mới.
- Vào tab Layout (Bố cục) → Chọn Breaks (Ngắt trang) → Chọn Next Page (Trang tiếp theo).
- Word sẽ tạo một Section mới, giúp bạn chỉnh sửa Header/Footer mà không ảnh hưởng đến phần trước đó.
- Lặp lại quá trình này nếu bạn muốn tạo nhiều Section khác nhau trong tài liệu.
Ví dụ minh họa:
✅ Trong luận văn: Một sinh viên có thể tạo Header khác nhau cho từng chương, giúp dễ dàng phân biệt nội dung.
✅ Trong sách: Một nhà xuất bản có thể thêm tiêu đề của từng chương vào Header, giúp người đọc không bị lạc nội dung.
4.2. Cách chỉnh riêng cho từng phần
Sau khi chia tài liệu thành các Section khác nhau, bạn cần chỉnh Header/Footer riêng biệt cho từng phần để tránh bị trùng lặp với các trang trước đó.
Các bước thực hiện:
- Nhấp đúp vào Header hoặc Footer của Section mới để mở chế độ chỉnh sửa.
- Trên thanh công cụ, tìm và nhấp vào “Link to Previous” (Liên kết với phần trước) để tắt liên kết giữa các phần.
- Nhập nội dung mới mà bạn muốn hiển thị trong phần này.
- Lặp lại bước này cho các phần khác, nếu muốn tạo nhiều cái khác nhau.
- Nhấn Close để hoàn tất.
Ví dụ minh họa:
✅ Trong tạp chí: Một biên tập viên có thể tạo Header khác nhau cho từng chuyên mục, giúp nội dung phong phú hơn.
✅ Trong báo cáo công ty: Một doanh nghiệp có thể chèn logo khác nhau vào từng phần của tài liệu, giúp phân biệt các phòng ban hoặc chi nhánh.
4.3. Cách tạo số trang khác nhau cho từng phần
Ngoài việc tạo Header/Footer khác nhau, bạn có thể đánh số trang theo từng chương hoặc từng phần. Điều này rất quan trọng đối với luận văn, báo cáo, sách hoặc tạp chí.
Các bước thực hiện:
- Nhấp đúp vào Footer của trang nơi bạn muốn bắt đầu đánh số trang mới.
- Tắt “Link to Previous” để tách số trang khỏi phần trước đó.
- Vào Insert (Chèn) → Page Number (Số trang) → Chọn kiểu đánh số trang phù hợp.
- Nếu muốn số trang bắt đầu từ 1 ở phần mới, chọn Format Page Numbers → Đặt Start at: 1.
- Nhấn OK để hoàn tất.
Ví dụ minh họa:
✅ Trong sách: Một nhà xuất bản có thể đánh số trang riêng cho từng phần nội dung.
✅ Trong luận án: Một sinh viên có thể bắt đầu số trang từ 1 trong phần nội dung chính, sau phần mục lục.
4.4. Cách tạo riêng cho trang chẵn và trang lẻ
Trong các tài liệu sách, luận văn hoặc báo cáo chuyên nghiệp, bạn có thể cần thiết lập Header/Footer khác nhau cho trang chẵn và trang lẻ. Điều này giúp cải thiện trải nghiệm đọc và tạo cảm giác như một cuốn sách thực thụ.
4.4.1. Khi nào nên tạo Header/Footer khác nhau cho trang chẵn và lẻ?
- Trong sách và tạp chí: Trang chẵn có tiêu đề chương và trang lẻ có tên sách.
- Trong luận văn và báo cáo: Trang chẵn có tên chương và trang lẻ có tiêu đề tài liệu.
- Trong tài liệu doanh nghiệp: Trang chẵn có logo công ty, trang lẻ có slogan hoặc thông tin liên hệ.
4.4.2. Các bước thực hiện:
- Nhấp đúp vào Header hoặc Footer để mở chế độ chỉnh sửa.
- Trong tab Header & Footer, tích chọn Different Odd & Even Pages (Trang chẵn/lẻ khác nhau).
- Nhập nội dung Header/Footer cho trang lẻ (ví dụ: tên tài liệu, tiêu đề phần).
- Nhấp vào trang chẵn và nhập Header/Footer khác cho trang này (ví dụ: tiêu đề chương, số trang).
- Nhấn Close Header and Footer để hoàn tất.
Ví dụ minh họa:
✅ Trong sách: Một nhà xuất bản có thể thêm tên chương vào trang chẵn và tên sách vào trang lẻ.
✅ Trong luận văn: Một sinh viên có thể thêm tên luận văn vào trang lẻ và tên tác giả vào trang chẵn.
✅ Trong tài liệu công ty: Một doanh nghiệp có thể chèn logo vào trang chẵn và slogan công ty vào trang lẻ.
4.5. Cách tạo Header/Footer chỉ xuất hiện trên trang đầu tiên
Nếu bạn muốn chỉ hiển thị Header/Footer trên trang đầu tiên mà không lặp lại trên các trang sau, Word cũng cung cấp tùy chọn Different First Page (Trang đầu tiên khác biệt).
4.5.1. Khi nào nên sử dụng Header/Footer chỉ cho trang đầu tiên?
- Trong thư tín doanh nghiệp: Trang đầu tiên có thể chứa tiêu đề thư, logo công ty, nhưng các trang sau chỉ có nội dung.
- Trong báo cáo hoặc tài liệu nội bộ: Trang đầu tiên có tóm tắt nội dung hoặc thông tin công ty, nhưng không xuất hiện trên các trang sau.
- Trong hợp đồng: Trang đầu có tiêu đề hợp đồng, nhưng các trang sau chỉ chứa nội dung chính.
4.5.2. Các bước thực hiện:
- Nhấp đúp vào Header hoặc Footer để chỉnh sửa.
- Trong tab của chúng, tích chọn Different First Page (Trang đầu tiên khác biệt).
- Nhập Header/Footer đặc biệt cho trang đầu tiên (ví dụ: logo công ty, tiêu đề tài liệu).
- Các trang sau sẽ không hiển thị Header/Footer này.
- Nhấn Close để hoàn tất.
Ví dụ minh họa:
✅ Trong thư doanh nghiệp: Một công ty có thể chèn logo và tiêu đề trên trang đầu tiên, nhưng không lặp lại ở các trang sau.
✅ Trong báo cáo nội bộ: Một tổ chức có thể hiển thị thông tin bảo mật trên trang đầu tiên nhưng không lặp lại trên các trang khác.
✅ Trong hợp đồng: Một công ty có thể hiển thị tiêu đề hợp đồng và số hợp đồng trên trang đầu tiên, các trang sau chỉ chứa nội dung.
5. Cách chèn logo, hình ảnh
Bạn có thể thêm logo hoặc hình ảnh vào Header/Footer để tăng tính nhận diện thương hiệu.
📌 Cách thực hiện:
1️⃣ Nhấp đúp vào để chỉnh sửa.
2️⃣ Vào Insert (Chèn) → Chọn Pictures (Hình ảnh) → Chọn ảnh từ máy tính.
3️⃣ Kéo ảnh đến vị trí mong muốn trong Header/Footer.
4️⃣ Dùng Picture Format (Định dạng ảnh) để thay đổi kích thước, căn chỉnh vị trí.
5️⃣ Nhấn Close để hoàn tất.
📌 Ví dụ thực tế:
✔ Một doanh nghiệp có thể đặt logo công ty vào Header để tăng tính chuyên nghiệp.
✔ Một trường học có thể chèn biểu tượng của trường vào tài liệu giảng dạy.
✔ Một nhà xuất bản có thể đặt watermark vào Footer để bảo vệ bản quyền.
6. Cách xóa
Nếu không cần sử dụng, bạn có thể xóa chúng dễ dàng.
📌 Cách thực hiện:
1️⃣ Nhấp đúp vào để chỉnh sửa.
2️⃣ Vào Design (Thiết kế) → Chọn Header/Footer → Nhấn Remove
3️⃣ Nhấn Close Header and Footer để hoàn tất.
📌 Ví dụ thực tế:
✔ Một sinh viên có thể xóa chúng trên trang bìa của luận văn.
✔ Một nhân viên văn phòng có thể xóa Footer trên một số trang nội bộ không cần đánh số.
✔ Một người viết sách có thể xóa Header ở các trang lẻ để tránh làm rối bố cục.
7. Kết luận
📌 Cải hai giúp tài liệu Word trở nên chuyên nghiệp hơn.
✔ Header thường chứa tiêu đề tài liệu, logo hoặc tiêu đề chương.
✔ Footer thường hiển thị số trang, ngày tháng hoặc thông tin bản quyền.
✔ Bạn có thể chèn số trang, hình ảnh, logo vào chúng để tăng tính chuyên nghiệp.
✔ Có thể tạo khác nhau cho từng phần hoặc xóa chúng khi không cần thiết.
🚀 Hãy thử ngay trong tài liệu của bạn để làm việc hiệu quả hơn!