Notion app là công cụ quản lý công việc và ghi chú mạnh mẽ, giúp bạn sắp xếp dự án, lưu trữ tài liệu, tạo checklist, theo dõi công việc cá nhân hoặc nhóm. Với giao diện trực quan, hỗ trợ nhiều tính năng linh hoạt, Notion là giải pháp tối ưu cho cá nhân, doanh nghiệp, sinh viên và người làm việc tự do.
1. Notion App là gì?
Notion là một công cụ quản lý công việc và ghi chú đa năng, được thiết kế để giúp cá nhân và doanh nghiệp tổ chức thông tin, theo dõi công việc, lưu trữ tài liệu và làm việc nhóm một cách hiệu quả. Với giao diện trực quan và khả năng tùy chỉnh cao, Notion được xem là giải pháp thay thế hoàn hảo cho Google Docs, Trello, Evernote và nhiều công cụ quản lý khác trong một nền tảng duy nhất.
Lợi ích khi sử dụng Notion App:
✔️ Tất cả trong một – Ghi chú, lập kế hoạch, quản lý dự án và lưu trữ tài liệu trên cùng một nền tảng.
✔️ Linh hoạt và tùy chỉnh cao – Hỗ trợ nhiều kiểu hiển thị: Bảng (Table), Danh sách (List), Kanban Board, Lịch (Calendar).
✔️ Hỗ trợ làm việc nhóm – Cộng tác thời gian thực, chia sẻ tài liệu, phân công nhiệm vụ.
✔️ Đồng bộ đa nền tảng – Dùng trên máy tính (Windows, macOS), điện thoại (iOS, Android) và trình duyệt web.
✔️ Miễn phí với nhiều tính năng hữu ích – Gói miễn phí đủ dùng cho cá nhân, gói nâng cấp phù hợp với doanh nghiệp.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Sinh viên có thể sử dụng Notion để quản lý bài tập, lập lịch học tập và lưu trữ tài liệu.
✔️ Freelancer có thể tổ chức danh sách khách hàng, công việc, ngân sách và tài liệu dự án.
✔️ Doanh nghiệp có thể dùng Notion để quản lý dự án, lập kế hoạch, cộng tác nhóm và lưu trữ tài liệu chung.
1.1. Notion hoạt động như thế nào?
🔹 Notion sử dụng hệ thống trang (Pages) và khối (Blocks) để tổ chức thông tin.
✔️ Mỗi trang (Page) có thể chứa văn bản, hình ảnh, video, bảng, danh sách, nhắc nhở, và nhiều nội dung khác.
✔️ Các khối (Blocks) giúp tạo nội dung theo nhiều kiểu khác nhau như danh sách công việc (To-do list), bảng (Table), bảng Kanban, biểu đồ, v.v.
📌 Ví dụ thực tế:
✔️ Một nhân viên văn phòng có thể tạo một trang Notion để ghi chép cuộc họp, thêm checklist công việc và đính kèm tài liệu quan trọng.
✔️ Một giáo viên có thể tạo một hệ thống bài giảng với danh sách bài tập, tài liệu tham khảo và lịch học.
1.2. Những ai nên sử dụng Notion?
Notion phù hợp với nhiều đối tượng người dùng khác nhau nhờ khả năng tùy chỉnh linh hoạt.
🔹 Cá nhân:
✔️ Ghi chú hàng ngày, lên kế hoạch, lưu trữ tài liệu.
✔️ Quản lý mục tiêu cá nhân như đọc sách, tập thể dục, theo dõi tài chính cá nhân.
🔹 Nhóm làm việc:
✔️ Lập kế hoạch dự án, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ.
✔️ Cộng tác nhóm, chia sẻ tài liệu dễ dàng.
🔹 Doanh nghiệp:
✔️ Quản lý công việc nhóm, xây dựng tài liệu hướng dẫn nội bộ.
✔️ Theo dõi KPI, tiến độ dự án và lưu trữ thông tin nhân sự.
📌 Ví dụ thực tế:
✔️ Một startup công nghệ có thể sử dụng Notion để theo dõi tiến độ phát triển sản phẩm, lưu tài liệu kỹ thuật và tổ chức họp nhóm.
✔️ Một blogger có thể lên lịch đăng bài viết, theo dõi chủ đề và lưu trữ nội dung ý tưởng.
1.3. Các tính năng nổi bật của Notion
🔹 Ghi chú thông minh & lưu trữ tài liệu:
✔️ Hỗ trợ nhập văn bản, hình ảnh, video, file PDF.
✔️ Tạo ghi chú có thể tìm kiếm dễ dàng.
🔹 Quản lý công việc & dự án:
✔️ Tạo danh sách công việc (To-do list), bảng Kanban để theo dõi tiến độ.
✔️ Đặt deadline, nhắc nhở và quản lý ưu tiên công việc.
🔹 Tích hợp với các công cụ khác:
✔️ Kết nối với Google Drive, Slack, Trello, Zoom để làm việc dễ dàng hơn.
✔️ Hỗ trợ API giúp tự động hóa quy trình làm việc.
📌 Ví dụ thực tế:
✔️ Một team marketing có thể tạo lịch nội dung trên Notion, liên kết với Google Calendar và đặt deadline cho từng bài viết.
✔️ Một developer có thể tích hợp Notion với GitHub để theo dõi lỗi phần mềm và quản lý backlog dự án.
1.4. So sánh Notion với các công cụ quản lý khác
| Tính năng | Notion | Evernote | Trello | Google Keep |
|---|---|---|---|---|
| Ghi chú nâng cao | ✅ Có | ✅ Có | ❌ Không | ✅ Có |
| Quản lý công việc | ✅ Có | ❌ Không | ✅ Có (Kanban) | ❌ Không |
| Hỗ trợ làm việc nhóm | ✅ Có | ❌ Không | ✅ Có | ❌ Không |
| Tích hợp API | ✅ Có | ❌ Không | ❌ Không | ❌ Không |
| Sử dụng miễn phí | ✅ Có | ✅ Có | ✅ Có | ✅ Có |
📌 Ví dụ thực tế:
✔️ Nếu bạn cần một công cụ ghi chú mạnh mẽ và quản lý dự án cùng lúc, Notion là lựa chọn tốt hơn so với Evernote.
✔️ Nếu bạn chỉ cần lập danh sách công việc theo dạng Kanban, Trello có thể đơn giản hơn Notion.
✔️ Nếu bạn chỉ cần ghi chú nhanh, Google Keep có thể phù hợp hơn do giao diện tối giản.
1.5. Notion miễn phí hay trả phí?
🔹 Gói miễn phí (Free Plan):
✔️ Dành cho cá nhân, cung cấp hầu hết các tính năng ghi chú và quản lý công việc.
✔️ Giới hạn dung lượng tải lên file (5MB mỗi file).
✔️ Không hỗ trợ các tính năng nâng cao cho làm việc nhóm.
🔹 Gói trả phí (Personal Pro & Team Plan – từ $4/tháng):
✔️ Không giới hạn dung lượng file.
✔️ Hỗ trợ làm việc nhóm, cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa.
✔️ Có tính năng nâng cao như quyền truy cập, tích hợp API mạnh mẽ hơn.
📌 Ví dụ thực tế:
✔️ Một cá nhân làm việc tự do (freelancer) có thể dùng gói miễn phí để theo dõi công việc mà không cần trả phí.
✔️ Một doanh nghiệp nhỏ có thể đăng ký gói trả phí để quản lý dự án nhóm hiệu quả hơn.
2. Cách sử dụng Notion app hiệu quả
2.1. Ghi chú thông minh với Notion
Notion không chỉ là ứng dụng ghi chú mà còn cho phép bạn tạo các tài liệu động, dễ quản lý hơn so với Google Docs.
📌 Cách thực hiện:
✔️ Tạo một trang mới → Chọn kiểu ghi chú (Danh sách, Checklist, Bảng, Lịch, Kanban, v.v.).
✔️ Thêm nội dung như văn bản, hình ảnh, liên kết, video, file đính kèm.
✔️ Sử dụng Tags hoặc Database để sắp xếp thông tin khoa học.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một nhà nghiên cứu có thể tạo hệ thống ghi chú chi tiết theo chủ đề.
✔️ Một blogger có thể lưu trữ ý tưởng nội dung, lịch đăng bài.
2.2. Quản lý công việc cá nhân và nhóm
Notion hỗ trợ tạo danh sách công việc, bảng Kanban, lịch để theo dõi nhiệm vụ một cách trực quan.
📌 Cách thực hiện:
✔️ Tạo một Task List để theo dõi công việc cá nhân.
✔️ Chia công việc theo Kanban Board để quản lý trạng thái (To Do, In Progress, Done).
✔️ Đặt deadline, ưu tiên công việc và nhắc nhở khi cần.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một quản lý dự án có thể theo dõi tiến độ công việc của team ngay trên Notion.
✔️ Một freelancer có thể tạo danh sách công việc và deadline để không bỏ lỡ nhiệm vụ quan trọng.
2.3. Tạo cơ sở dữ liệu linh hoạt với Notion Database
Notion Database giúp bạn lưu trữ và quản lý dữ liệu khoa học, thay thế Excel hoặc Google Sheets.
📌 Cách thực hiện:
✔️ Tạo Database → Chọn kiểu hiển thị (Table, Gallery, List, Timeline).
✔️ Thêm các cột như Ngày, Trạng thái, Thẻ tag, Người phụ trách.
✔️ Lọc, sắp xếp dữ liệu theo nhu cầu.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một doanh nghiệp có thể dùng Notion để quản lý danh sách khách hàng.
✔️ Một giáo viên có thể lưu trữ thông tin học sinh và điểm số theo từng lớp học.
2.4. Quản lý dự án và làm việc nhóm trên Notion
📌 Cách thực hiện:
✔️ Chia sẻ tài liệu Notion với đồng nghiệp.
✔️ Phân quyền chỉnh sửa hoặc chỉ xem để kiểm soát quyền truy cập.
✔️ Giao nhiệm vụ, đặt deadline và theo dõi tiến độ ngay trên nền tảng.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một team marketing có thể lên kế hoạch nội dung social media ngay trên Notion.
✔️ Một nhóm sinh viên có thể dùng Notion để chia sẻ tài liệu học tập và phân công bài tập nhóm.
2.5. Kết nối Notion với các công cụ khác
📌 Cách thực hiện:
✔️ Kết nối với Google Drive, Slack, Trello để tối ưu quản lý công việc.
✔️ Dùng Zapier hoặc API để tự động hóa các quy trình trên Notion.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một doanh nghiệp có thể đồng bộ Notion với Slack để cập nhật thông báo công việc.
✔️ Một người làm content có thể kết nối Notion với Google Calendar để lên lịch đăng bài.
3. Mẹo tối ưu khi sử dụng Notion
Notion là một công cụ quản lý công việc và ghi chú mạnh mẽ, nhưng để tận dụng tối đa tiềm năng của nó, bạn cần áp dụng những mẹo tối ưu giúp làm việc nhanh chóng, hiệu quả và tổ chức dữ liệu một cách khoa học.
3.1. Sử dụng template có sẵn để tiết kiệm thời gian
🔹 Mẹo tối ưu:
✔️ Notion cung cấp rất nhiều template (mẫu có sẵn) để giúp bạn bắt đầu nhanh chóng mà không cần thiết kế từ đầu.
✔️ Chọn template phù hợp với nhu cầu như Quản lý dự án, Kế hoạch nội dung, Theo dõi tài chính, Học tập, Ghi chú cá nhân, Quản lý công việc nhóm…
✔️ Sau khi chọn template, bạn có thể tùy chỉnh nội dung bằng cách thay đổi tiêu đề, thêm thuộc tính, tạo danh sách nhiệm vụ hoặc thêm bảng theo nhu cầu cá nhân.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một freelancer có thể sử dụng template “Project Tracker” để theo dõi tiến độ công việc và deadline của từng dự án.
✔️ Một sinh viên có thể dùng template “Class Notes” để sắp xếp bài giảng theo môn học và ngày tháng.
✔️ Một content creator có thể dùng template “Content Calendar” để lập kế hoạch đăng bài trên mạng xã hội hoặc blog.
3.2. Sắp xếp dữ liệu khoa học với Tags & Filters
🔹 Mẹo tối ưu:
✔️ Sử dụng Tags để phân loại nội dung, giúp tìm kiếm ghi chú nhanh chóng mà không cần lục lại từng trang.
✔️ Tạo Filters để lọc nội dung theo ngày tạo, loại tài liệu hoặc trạng thái công việc.
✔️ Sử dụng View khác nhau (List, Table, Board, Calendar, Gallery) để hiển thị nội dung theo cách dễ nhìn nhất.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một nhà quản lý dự án có thể sử dụng Tags như “Đang thực hiện”, “Hoàn thành”, “Ưu tiên cao” để dễ dàng theo dõi trạng thái công việc.
✔️ Một blogger có thể dùng Tags như “Chủ đề công nghệ”, “Đời sống”, “Sức khỏe” để sắp xếp các ý tưởng nội dung của mình.
✔️ Một sinh viên có thể lọc bài giảng theo từng môn học, kỳ học để dễ dàng tra cứu lại khi cần.
3.3. Đồng bộ dữ liệu trên mọi thiết bị
🔹 Mẹo tối ưu:
✔️ Cài đặt Notion trên nhiều thiết bị như máy tính, điện thoại, tablet để có thể truy cập dữ liệu từ mọi nơi.
✔️ Bật chế độ offline để có thể làm việc ngay cả khi không có Internet.
✔️ Đồng bộ tài khoản Google, Outlook để tích hợp với lịch làm việc giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một nhân viên văn phòng có thể nhập dữ liệu trên máy tính ở công ty và tiếp tục chỉnh sửa trên điện thoại khi di chuyển.
✔️ Một người hay đi du lịch có thể lưu trữ thông tin hành trình trên Notion và mở trên điện thoại khi cần.
✔️ Một nhóm làm việc từ xa có thể đồng bộ dữ liệu trên Notion để mọi thành viên có thể cập nhật công việc theo thời gian thực.
3.4. Học phím tắt để làm việc nhanh hơn
🔹 Mẹo tối ưu:
✔️ Sử dụng phím tắt giúp thao tác nhanh hơn, tiết kiệm thời gian khi làm việc với Notion.
✔️ Một số phím tắt hữu ích trong Notion:
- Ctrl + Shift + N → Mở cửa sổ Notion mới.
- Ctrl + P → Tìm kiếm nhanh tài liệu hoặc trang.
- /table → Tạo bảng dữ liệu nhanh chóng.
- /todo → Thêm danh sách nhiệm vụ có checkbox.
- /page → Tạo một trang mới trong Notion.
✔️ Tạo shortcut tùy chỉnh bằng cách gán phím tắt cho các thao tác thường dùng để làm việc hiệu quả hơn.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một nhân viên văn phòng có thể sử dụng phím tắt để nhanh chóng tìm kiếm tài liệu cũ thay vì lướt qua hàng trăm trang.
✔️ Một nhà thiết kế có thể sử dụng lệnh “/table” để tạo bảng ghi chú về khách hàng hoặc dự án nhanh hơn.
✔️ Một sinh viên có thể tạo danh sách bài tập và sử dụng “/todo” để đánh dấu bài đã hoàn thành.
3.5. Sử dụng Widget để làm Notion sinh động hơn
🔹 Mẹo tối ưu:
✔️ Thêm Widget giúp Notion trở nên trực quan, sinh động hơn, giúp bạn theo dõi tiến độ công việc dễ dàng.
✔️ Một số Widget hữu ích trong Notion:
- Lịch Google → Đồng bộ lịch và hiển thị lịch trình trong Notion.
- Đồng hồ & Bộ đếm thời gian → Hỗ trợ quản lý thời gian làm việc.
- Biểu đồ tiến độ → Giúp theo dõi tiến độ dự án bằng biểu đồ trực quan.
- Thời tiết → Xem dự báo thời tiết ngay trên trang Notion.
✔️ Dùng công cụ bên thứ ba như Indify, Apption để thêm Widget vào Notion giúp nâng cao trải nghiệm người dùng.
🔹 Ví dụ thực tế:
✔️ Một freelancer có thể thêm đồng hồ đếm ngược để theo dõi deadline dự án ngay trong Notion.
✔️ Một nhà quản lý có thể chèn biểu đồ tiến độ công việc để dễ dàng theo dõi năng suất của nhóm.
✔️ Một sinh viên có thể tích hợp lịch Google vào Notion để không bỏ lỡ lịch học hoặc bài kiểm tra quan trọng.
4. Kết luận
Notion là một công cụ quản lý công việc và ghi chú mạnh mẽ, giúp cá nhân và doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, lưu trữ thông tin hiệu quả hơn.
📌 Tóm tắt những điểm nổi bật:
✔️ Ghi chú thông minh, tạo checklist, quản lý dự án, theo dõi công việc dễ dàng.
✔️ Tích hợp đa nền tảng, hỗ trợ làm việc nhóm và đồng bộ dữ liệu nhanh chóng.
✔️ Linh hoạt, tùy chỉnh theo nhu cầu, giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất.
Bạn đã sử dụng Notion app chưa? Hãy chia sẻ trải nghiệm của bạn bên dưới! 🚀
📌 Xem chi tiết sản phẩm tại: Nội Thất Tiết Kiệm
📞 Hotline tư vấn miễn phí: 0901 91 90 91
🚛 Miễn phí giao hàng và lắp đặt tại TP.HCM!