Watermark trong Word giúp đánh dấu bản quyền, bảo vệ tài liệu và tạo dấu ấn chuyên nghiệp bằng cách chèn logo, văn bản hoặc hình ảnh mờ phía sau nội dung chính. Tính năng này thường được sử dụng trong hợp đồng, tài liệu nội bộ, báo cáo quan trọng hoặc tài liệu nháp để phân biệt và tránh sao chép trái phép. Bài viết này hướng dẫn chi tiết cách chèn hình nền chìm mặc định, tạo hình nền chìmtùy chỉnh (chữ hoặc hình ảnh), thay đổi vị trí, chỉnh độ mờ và cách xóa hình nền chìm khi không cần thiết.
1. Watermark là gì?
Watermark (hình nền chìm) là một dấu mờ xuất hiện phía sau nội dung tài liệu, giúp bảo vệ bản quyền, đánh dấu tài liệu nội bộ hoặc tạo dấu ấn thương hiệu. Hình nền chìm có thể là chữ (CONFIDENTIAL, SAMPLE, DRAFT…) hoặc hình ảnh (logo, dấu bản quyền, hình nền chìm).
Microsoft Word cho phép bạn tùy chỉnh nó dễ dàng để phù hợp với từng loại tài liệu, giúp chúng chuyên nghiệp hơn mà không ảnh hưởng đến nội dung chính.
1.1. Lợi ích khi sử dụng
1.1.1. Bảo vệ tài liệu và bản quyền
- Ngăn chặn sao chép trái phép bằng cách đánh dấu bản quyền vào tài liệu.
- Bảo vệ tài liệu quan trọng như hợp đồng, báo cáo nội bộ, tài liệu pháp lý.
1.1.2. Xác định tính chất tài liệu
- Giúp nhận diện tài liệu CONFIDENTIAL (Bí mật), DRAFT (Nháp), SAMPLE (Mẫu) để tránh nhầm lẫn.
- Phù hợp cho tài liệu chưa hoàn thiện, tài liệu dùng thử hoặc tài liệu nội bộ.
1.1.3. Tạo thương hiệu chuyên nghiệp
- Doanh nghiệp có thể đặt logo làm Watermark để đồng bộ thương hiệu trên tài liệu.
- Tạo bản sắc riêng cho báo cáo công ty, hợp đồng, thư mời và tài liệu tiếp thị.
1.1.4. Không ảnh hưởng đến nội dung chính
- Hình nền chìm xuất hiện mờ phía sau văn bản, giúp đánh dấu mà không che khuất nội dung.
- Tài liệu vẫn rõ ràng, dễ đọc mà vẫn giữ được tính bảo mật.
Ví dụ minh họa:
✅ Trong doanh nghiệp: Một công ty có thể chèn logo làm hình nền chìm để tạo dấu ấn thương hiệu trên tài liệu nội bộ hoặc hợp đồng.
✅ Trong ngành luật: Một luật sư có thể chèn “CONFIDENTIAL” (BÍ MẬT) vào tài liệu pháp lý để bảo vệ thông tin quan trọng.
✅ Trong thiết kế: Một nhà thiết kế có thể chèn “SAMPLE” (Mẫu) vào tài liệu demo trước khi gửi bản chính thức.
1.2. Khi nào nên sử dụng ?
Bạn nên sử dụng hình nền chìm khi muốn bảo vệ tài liệu, tạo dấu ấn thương hiệu hoặc đánh dấu tính chất tài liệu.
1.2.1. Khi bảo vệ tài liệu quan trọng
- Tài liệu nội bộ công ty (hợp đồng, báo cáo tài chính, kế hoạch kinh doanh).
- Tài liệu pháp lý (hợp đồng, thỏa thuận bảo mật).
1.2.2. Khi tạo tài liệu thử nghiệm hoặc nháp
- DRAFT (Nháp): Đánh dấu tài liệu chưa hoàn chỉnh để tránh sử dụng nhầm.
- SAMPLE (Mẫu): Dùng trong thiết kế, báo giá thử nghiệm hoặc tài liệu hướng dẫn.
1.2.3. Khi xuất bản tài liệu chuyên nghiệp
- Tạp chí, báo cáo nghiên cứu, tài liệu marketing có thể chèn Watermark logo để tạo thương hiệu riêng.
1.2.4. Khi cần dấu bản quyền trên tài liệu chia sẻ
- Nếu tài liệu được chia sẻ công khai, có thể chèn Watermark bản quyền để tránh sử dụng trái phép.
1.2.5. Khi làm tài liệu đào tạo hoặc hướng dẫn
- Giúp học viên, nhân viên nhận diện ngay nội dung tài liệu phù hợp với nhu cầu học tập.
Ví dụ minh họa:
✅ Trong doanh nghiệp: Một công ty có thể đánh dấu “CONFIDENTIAL” trên tài liệu tài chính.
✅ Trong thiết kế đồ họa: Một freelancer có thể chèn Watermark logo vào mẫu thiết kế để tránh bị đánh cắp ý tưởng.
1.3. Các loại hình nền chìm phổ biến
1.3.1. Chữ (Text)
- Chèn văn bản như “CONFIDENTIAL”, “DRAFT”, “SAMPLE”.
- Có thể tùy chỉnh phông chữ, màu sắc, độ mờ, hướng xoay (ngang hoặc chéo).
1.3.2. Hình ảnh (Picture)
- Chèn logo công ty, biểu tượng bản quyền, hình nền chìm.
- Điều chỉnh độ mờ, vị trí và kích thước hình ảnh.
1.3.3. Động (Dynamic)
- Áp dụng trong các phần mềm bảo mật tài liệu để chống sao chép hoặc chụp màn hình.
1.3.4. Tùy chỉnh
- Kết hợp chữ + hình ảnh để tạo dấu ấn riêng.
- Tùy chỉnh theo nội dung tài liệu và mục đích sử dụng.
Ví dụ minh họa:
✅ Trong hợp đồng: Một công ty có thể dùng dạng chữ “CONFIDENTIAL” để bảo mật thông tin.
✅ Trong thiết kế đồ họa: Một freelancer có thể chèn logo mờ làm hình nền chìm để tránh sao chép thiết kế.
1.4. Lưu ý khi sử dụng
1.4.1. Chọn độ mờ phù hợp
- Hình nền chìm không nên quá đậm, tránh làm mờ nội dung chính.
- Điều chỉnh Transparency (Độ trong suốt) để nội dung dễ đọc.
1.4.2. Sử dụng đúng loại hình nền chìm cho từng mục đích
- Dạng chữ phù hợp cho tài liệu học thuật, báo cáo nội bộ.
- Dạng hình ảnh phù hợp cho tài liệu doanh nghiệp, xuất bản.
1.4.3. Kiểm tra trước khi in ấn hoặc xuất PDF
- Một số hình nền chìm có thể không hiển thị tốt khi chuyển sang PDF hoặc in ấn.
- Kiểm tra xem hình nền chìmcó quá đậm hoặc bị mất khi in không.
1.4.4. Đảm bảo hình nền chìm không làm rối mắt tài liệu
- Nếu tài liệu có nhiều bảng biểu, biểu đồ, nên đặt hình nền chìm nhỏ hoặc mờ hơn.
1.4.5. Xóa hình nền chìm khi không cần thiết
- Nếu tài liệu đã được duyệt hoặc hoàn thiện, có thể xóa để tránh gây rối mắt.
Ví dụ minh họa:
✅ Trong báo cáo doanh nghiệp: Một công ty có thể giảm độ mờ của Watermark để tránh làm ảnh hưởng đến nội dung chính.
✅ Trong tài liệu pháp lý: Một luật sư có thể chèn Watermark nhưng phải đảm bảo chữ không quá to hoặc đậm.
1.5. Những lỗi thường gặp khi sử dụng và cách khắc phục
1.5.1. Quá đậm, che mất nội dung
- Giải pháp: Điều chỉnh độ mờ (Transparency) để Watermark không che khuất văn bản chính.
1.5.2. Không hiển thị trên tất cả các trang
- Giải pháp: Kiểm tra xem Watermark có bị giới hạn trong Header & Footer hay không.
1.5.3. Không thể xóa
- Giải pháp: Vào Design → Watermark → Remove Watermark để xóa Watermark khỏi tài liệu.
1.5.4. Không xuất hiện khi in tài liệu
- Giải pháp: Kiểm tra cài đặt in, bật chế độ Print Background Graphics.
2. Cách chèn trong Word
📌 Cách thực hiện:
1️⃣ Mở Microsoft Word → Chọn Design (Thiết kế).
2️⃣ Chọn Watermark (Hình nền chìm) trong nhóm Page Background (Nền trang).
3️⃣ Word sẽ hiển thị các mẫu Watermark có sẵn như:
- CONFIDENTIAL (Bí mật)
- DRAFT (Nháp)
- DO NOT COPY (Không sao chép)
4️⃣ Nhấp vào mẫu bạn muốn sử dụng → Watermark sẽ xuất hiện trong tài liệu.
📌 Ví dụ thực tế:
✔ Một nhân viên văn phòng có thể chèn Watermark “DRAFT” vào tài liệu đang soạn thảo.
✔ Một giảng viên có thể đặt “COPYRIGHT” lên tài liệu bài giảng để tránh sao chép trái phép.
✔ Một kế toán có thể chèn “CONFIDENTIAL” lên báo cáo tài chính để bảo mật thông tin.
3. Cách tạo tùy chỉnh (Text & Logo)
Ngoài mẫu có sẵn, bạn có thể tạo hình nền chìm theo ý muốn với văn bản hoặc hình ảnh (logo).
3.1. Chèn dạng văn bản
📌 Cách thực hiện:
1️⃣ Vào Design (Thiết kế) → Watermark → Chọn Custom Watermark (Watermark tùy chỉnh).
2️⃣ Chọn Text Watermark (Watermark văn bản).
3️⃣ Nhập nội dung Watermark (VD: BẢN NHÁP, BẢO MẬT, CHÍNH THỨC,…).
4️⃣ Chọn Font chữ, màu sắc, kiểu in nghiêng/đậm, hướng ngang hoặc chéo.
5️⃣ Nhấn OK → Watermark sẽ hiển thị ngay trên tài liệu.
📌 Ví dụ thực tế:
✔ Một tổ chức tài chính có thể chèn “CONFIDENTIAL” lên tài liệu mật.
✔ Một nhà xuất bản có thể chèn “DRAFT” lên bản thảo trước khi phát hành.
✔ Một công ty có thể thêm “PRIVATE” để chỉ định tài liệu nội bộ.
3.2. Chèn dạng hình ảnh (Logo, Hình nền)
📌 Cách thực hiện:
1️⃣ Vào Design → Watermark → Chọn Custom Watermark.
2️⃣ Chọn Picture Watermark (Watermark hình ảnh).
3️⃣ Nhấn Select Picture (Chọn ảnh) → Tải lên logo hoặc hình ảnh bạn muốn làm Watermark.
4️⃣ Chọn chế độ Scale (Tỷ lệ) để điều chỉnh kích thước logo.
5️⃣ Tích vào Washout (Làm mờ) để hình ảnh không quá đậm, tránh che nội dung.
6️⃣ Nhấn OK → Watermark hình ảnh sẽ hiển thị trong tài liệu.
📌 Ví dụ thực tế:
✔ Một công ty thiết kế có thể chèn logo làm hình nền chìm trên tài liệu gửi khách hàng.
✔ Một tổ chức sự kiện có thể thêm logo thương hiệu vào tài liệu quảng cáo.
✔ Một nhiếp ảnh gia có thể chèn hình ảnh cá nhân để tránh bị sao chép tác phẩm.
4. Cách xóa trong Word
Nếu không muốn hiển thị, bạn có thể xóa nó dễ dàng.
📌 Cách thực hiện:
1️⃣ Vào Design → Watermark.
2️⃣ Chọn Remove Watermark (Xóa Watermark).
3️⃣ Watermark sẽ biến mất khỏi tài liệu.
📌 Ví dụ thực tế:
✔ Một giáo viên có thể xóa “DRAFT” trước khi gửi tài liệu chính thức cho sinh viên.
✔ Một kế toán có thể loại bỏ “CONFIDENTIAL” khi chia sẻ báo cáo công khai.
✔ Một freelancer có thể xóa logo trước khi gửi tài liệu chính thức cho khách hàng.
5. Cách chèn cho từng trang cụ thể
Mặc định, Microsoft Word áp dụng hình nền chìm cho toàn bộ tài liệu. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn chỉ muốn hiển thị nó trên một số trang nhất định như trang có thông tin quan trọng, trang bản nháp hoặc chương sách thử nghiệm.
Bạn có thể tùy chỉnh Watermark theo từng trang bằng cách sử dụng Header & Footer để kiểm soát khu vực hiển thị.
5.1. Cách chèn chỉ cho một trang duy nhất
Nếu bạn chỉ muốn chèn nó trên một trang cụ thể, chẳng hạn như trang bìa hoặc một trang có nội dung quan trọng, bạn có thể sử dụng cách sau:
Cách thực hiện:
- Vào Insert → Header & Footer, nhấn đúp vào Header của trang muốn chèn Watermark.
- Vào Design → Watermark → Custom Watermark.
- Chọn Text Watermark (văn bản) hoặc Picture Watermark (hình ảnh).
- Nhấn OK để áp dụng Watermark cho trang này.
🔹 Lưu ý: Watermark sẽ hiển thị trên toàn bộ tài liệu có cùng Header. Để chỉ áp dụng cho một trang, bạn cần tạo một Section riêng bằng cách:
- Vào Layout → Breaks → Next Page để ngắt trang.
- Vào Header/Footer, bỏ chọn Link to Previous để tạo một Header mới cho trang đó.
- Thực hiện lại bước chèn Watermark ở trên.
Ví dụ minh họa:
✅ Trong báo cáo nội bộ: Một công ty có thể chèn “CONFIDENTIAL” chỉ trên trang có dữ liệu nhạy cảm.
✅ Trong hợp đồng: Một luật sư có thể thêm “DRAFT” trên trang nháp của hợp đồng, nhưng không hiển thị trên trang chính thức.
5.2. Cách chèn cho nhiều trang nhưng không toàn bộ tài liệu
Nếu bạn muốn nó hiển thị trên một nhóm trang cụ thể thay vì toàn bộ tài liệu, hãy làm như sau:
Cách thực hiện:
- Đặt con trỏ vào trang đầu tiên của nhóm trang cần Watermark.
- Vào Layout → Breaks → Next Page để tạo Section mới.
- Nhấn đúp vào Header/Footer của trang đó và tắt “Link to Previous”.
- Vào Design → Watermark → Custom Watermark để chọn Text hoặc Picture Watermark.
- Nhấn OK và lặp lại bước trên cho các trang khác nếu cần.
Ví dụ minh họa:
✅ Trong báo cáo tài chính: Một công ty có thể thêm “CONFIDENTIAL” chỉ trên các trang chứa số liệu quan trọng.
✅ Trong sách hoặc tài liệu học thuật: Một nhà xuất bản có thể chèn “DRAFT” chỉ trên bản thảo chưa duyệt.
5.3. Cách xóa khỏi một số trang nhưng giữ nguyên trên trang khác
Nếu bạn đã chèn hình nền chìm cho toàn bộ tài liệu nhưng muốn xóa nó khỏi một số trang cụ thể, hãy thực hiện như sau:
Cách thực hiện:
- Tạo Section Breaks tại trang cần xóa Watermark bằng cách vào Layout → Breaks → Next Page.
- Nhấp đúp vào Header/Footer của trang đó, chọn Link to Previous để bỏ liên kết với các phần trước.
- Vào Design → Watermark → Remove Watermark.
- Watermark sẽ biến mất chỉ trên Section đó, nhưng vẫn hiển thị trên các trang khác.
Ví dụ minh họa:
✅ Trong hợp đồng kinh doanh: Một công ty có thể xóa “DRAFT” khỏi trang cuối cùng khi hợp đồng đã được duyệt.
✅ Trong tài liệu đào tạo: Một trường đại học có thể chỉ giữ hình nền chìm trên trang đầu, nhưng xóa trên các trang nội dung chính.
5.4. Cách chèn hình nền chìm khác nhau cho từng phần của tài liệu
Bạn có thể tạo hình nền chìm khác nhau cho từng phần của tài liệu, ví dụ:
- Trang bìa có Watermark “CONFIDENTIAL”.
- Trang nội dung chính không có Watermark.
- Phần cuối có Watermark “SAMPLE”.
Cách thực hiện:
- Chia tài liệu thành nhiều Section bằng cách vào Layout → Breaks → Next Page.
- Nhấn đúp vào Header/Footer của Section cần chèn Watermark.
- Tắt Link to Previous để tách riêng Header/Footer cho từng phần.
- Vào Design → Watermark → Custom Watermark, chọn Watermark phù hợp với từng phần.
- Nhấn OK để hoàn tất.
Ví dụ minh họa:
✅ Trong báo cáo doanh nghiệp: Một công ty có thể chèn Watermark “CONFIDENTIAL” cho phần dữ liệu quan trọng, nhưng để các phần khác trống.
✅ Trong luận văn: Một sinh viên có thể đánh dấu phần tài liệu tham khảo bằng Watermark “REFERENCE”.
5.5. Cách chèn cho trang chẵn/lẻ khác nhau
Trong sách hoặc tài liệu in ấn, đôi khi cần hiển thị hình nền chìm khác nhau giữa trang chẵn và trang lẻ, giúp tài liệu dễ đọc hơn và tránh gây rối mắt.
Cách thực hiện:
- Nhấp đúp vào Header hoặc Footer của tài liệu.
- Tích chọn Different Odd & Even Pages (Trang chẵn/lẻ khác nhau).
- Vào Design → Watermark → Custom Watermark, chọn hình nền chìm cho trang lẻ.
- Chuyển sang trang chẵn, lặp lại bước trên với hình nền chìm khác.
- Nhấn OK để áp dụng.
Ví dụ minh họa:
✅ Trong sách in: Một nhà xuất bản có thể để logo thương hiệu trên trang chẵn và hình nền chìm “COPYRIGHT” trên trang lẻ.
✅ Trong tài liệu nghiên cứu: Một giảng viên có thể hiển thị hình nền chìm “DRAFT” trên trang lẻ và “CONFIDENTIAL” trên trang chẵn.
6. Kết luận
📌 Hình nền chìm giúp tài liệu chuyên nghiệp hơn, bảo vệ nội dung và tạo thương hiệu.
✔ Có thể dùng dạng chữ (Text) hoặc hình ảnh (Logo, Background).
✔ Có thể áp dụng cho toàn bộ tài liệu hoặc chỉ một số trang nhất định.
✔ Nếu không cần nữa, có thể dễ dàng xóa chỉ với vài bước.
🚀 Hãy thử ngay để tài liệu của bạn chuyên nghiệp hơn!